Automatisierungen
Begriffserklärungen rund um Automatisierungen
Automatisierung Eine Automatisierung ist ein festgelegter Ablauf, der von Caya automatisch ausgeführt wird. Sie legen eine Regel fest (z. B. „Absender enthält Rechnung“) und Caya übernimmt daraufhin eine Aktion – z. B. das Verschieben in einen Ordner ...
Was kann ich tun, wenn meine Automatisierung nicht mehr funktioniert?
Wenn eine Automatisierung nicht wie erwartet ausgeführt wird, kann das verschiedene Ursachen haben. Mit ein paar gezielten Schritten lässt sich das Problem meist schnell beheben. Prüfen Sie folgende Punkte: 1. Automatisierung aktiv? Gehen Sie im ...
Wie kann ich die Dateinamen meiner Dokumente automatisiert anpassen?
Mit Caya können Sie einheitliche Dateinamen für Ihre heruntergeladenen PDF-Dokumente festlegen – automatisiert und individuell anpassbar. So behalten Sie leichter den Überblick und verbessern Ihre digitale Ablage. Wann wird der Dateiname vergeben? ...
Wie kann ich Dokumente automatisch aus meinem E-Mail-Postfach an Caya senden?
Sie möchten PDF-Dokumente aus Ihrem Gmail- oder Outlook-Postfach automatisch in Ihre Caya Inbox importieren? Mit einer passenden Automatisierung funktioniert das ganz ohne manuelles Hochladen. So richten Sie den automatischen Import ein Gehen Sie im ...
Wie kann ich bestimmte Dokumente von einem bestimmten Absender automatisch sortieren?
Sie möchten z. B. alle Vertragsunterlagen von Ihrem Steuerberater automatisch ablegen lassen? Mit Caya können Sie gezielt Regeln für bestimmte Absender oder Inhalte definieren – ganz ohne manuelles Verschieben. So richten Sie die Automatisierung ein ...
Wie sehe ich, wie viele Dokumente durch eine Automatisierung verarbeitet wurden?
Sie möchten wissen, wie oft eine bestimmte Automatisierung verwendet wurde? In Caya können Sie nachvollziehen, wie viele Dokumente durch eine Automatisierung weitergeleitet oder sortiert wurden. So geht’s Öffnen Sie im Webportal den Menüpunkt ...
Wie sehe ich, welche Dokumente durch eine Automatisierung weitergeleitet wurden?
Wenn Sie nachvollziehen möchten, welche Dokumente über eine bestimmte Automatisierung verarbeitet wurden, bietet Caya eine praktische Übersicht. So gehen Sie vor Öffnen Sie im Webportal den Menüpunkt „Automatisierungen“ Suchen Sie die gewünschte ...
Wie hinterlege ich E-Mail-Adressen für die automatische oder manuelle Weiterleitung?
In Caya können Sie Dokumente automatisiert oder manuell per E-Mail weiterleiten – z. B. an Ihre Buchhaltung oder eine Fachabteilung. Dafür muss die Zieladresse vorher im System hinterlegt werden. So hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse Öffnen Sie im ...
Was sind “Verbindungen”?
Verbindungen ermöglichen die Verknüpfung Ihres Caya Accounts mit externen Diensten. Sie sind die Grundlage dafür, dass Dokumente automatisch an z. B. Google Drive, Dropbox, DATEV oder E-Mail-Adressen weitergeleitet werden können. Wann brauche ich ...
Welche Arten von Automatisierungen gibt es?
In Ihrem Caya Account können Sie verschiedene Arten von Automatisierungen einrichten. Damit lassen sich Ihre Dokumente zuverlässig sortieren, weiterleiten oder archivieren – ganz automatisch und nach Ihren Vorgaben. Verfügbare Automatisierungstypen ...
Was sind Automatisierungen und wie funktionieren sie?
Mit Automatisierungen lassen sich wiederkehrende Aufgaben in Ihrem Caya Account automatisch erledigen – z. B. das Verschieben, Weiterleiten oder Sortieren von Dokumenten. So sparen Sie Zeit und vermeiden manuelle Fehler. Welche Möglichkeiten gibt es? ...
Wie kann ich alle Dokumente aus der Inbox automatisieren lassen?
Sie möchten alle eingehenden Dokumente automatisch weiterverarbeiten – z. B. an Google Drive senden, an die Buchhaltung weiterleiten oder strukturiert ablegen? Dann können Sie Ihre Inbox mit wenigen Schritten vollständig automatisieren. Das Problem: ...
Wie kann ich Rechnungen für verschiedene Firmen automatisiert sortieren lassen?
Sie nutzen bereits unsere Automagic Workflows, um Ihre digitalisierte Eingangspost automatisiert abzuwickeln? Großartig! Natürlich können Sie dabei auch mehrere fixe Kriterien gleichzeitig verwenden. Mit Hilfe der UND-Verknüpfung lassen sich ...
Wie kann ich ein Dokument manuell aus Caya weiterleiten?
Wenn Sie einzelne Dokumente manuell an eine E-Mailadresse weiterleiten möchten, können Sie dafür die Integrationen nutzen. Die Integrationen finden Sie in den Einstellungen Ihres Caya Accounts unter E-Mailweiterleitungen. Über die Integration ...
Wie kann ich eine Automatisierung zu Drittanbietern (OneDrive, Dropbox, GoogleDrive, etc.) einrichten?
Um Arbeitsschritte zu automatisieren und das tägliche Ablegen der Dokumente zu vereinfachen, bietet Caya Integrationen zu Drittanbietern Ihrer Wahl an. Wichtiges auf einen Blick: Die Integration funktioniert wie ein Upload, es findet keine ...
Ich möchte meinen bestehenden Cloud-Dienst anbinden
Sollten Sie einen Cloud-Dienst nutzen, den Sie nicht in der bestehenden Liste der Integrationen finden oder Dokumente an eine E-Mailadresse weiterleiten, können Sie folgendermaßen vorgehen: Über die Integration Beliebige E-Mail können Sie jede ...
Wie kann ich eine Integration entfernen?
Um eine Integration zu entfernen, gehen Sie unter Einstellungen auf Integrationen. Über das Optionsmenü können Sie die Integration anpassen oder ganz entfernen.
Was kosten Integrationen?
Die Nutzung von Integrationen bei Caya hängt vom gewählten Geschäftskundentarif ab. Alle Tarife enthalten 25 Standard-Integrationen (z. B. Candis, GetMyInvoices, Zapier) ohne zusätzliche Kosten. Kosten je nach Tarif für Geschäftskunden Essentials ...
Wie kann ich Integrationen einrichten?
Die Einrichtung einer Integration ist denkbar einfach: Sie verknüpfen Caya mit der Software Ihrer Wahl über eine E-Mail-Weiterleitung. Dafür benötigen wir lediglich eine Import-E-Mail-Adresse, die Sie meist direkt in den Einstellungen der Software ...
Was sind Integrationen?
Mit Integrationen können Sie Ihre digitale Post einfach in viele verschiedene Tools oder auch an gewünschte E-Mailadressen weiterleiten. Das bedeutet, dass Sie Ihre Post ganz einfach direkt in Ihre Cloud, Ihr Dokumentenmanagement oder Ihr ...
Wie können Zahlungsinformationen, Absender und Betreff ausgelesen werden?
Diese Informationen werden automatisch mithilfe von komplexen Algorithmen ausgelesen. Das bedeutet, dass das gesamte Verfahren datenschutzkonform und maschinell ausgeführt wird. Da diese Algorithmen tausende Briefe auslesen, erkennen sie mit der Zeit ...