Um Arbeitsschritte zu automatisieren und das tägliche Ablegen der Dokumente zu vereinfachen, bietet Caya Integrationen zu Drittanbietern Ihrer Wahl an. 

Wichtiges auf einen Blick: 

• Die Integration funktioniert wie ein Upload, es findet keine Synchronisierung statt
• Alle Automatisierungen sind ordnerbasiert, dh. damit ein Upload stattfinden kann, benötigen Sie mindestens einen Ablageordner in Caya
• Sie benötigen Ihre entsprechenden Zugangsdaten, um die Verbindung zu Ihrem Drittanbieter erfolgreich herstellen zu können

1. Neue Automatisierung anlegen

Öffnen Sie Ihr Caya Cockpit und wählen den Abschnitt "Automatisierungen" in der Menüleiste links aus. Über den gelben Button "Neue Automatisierung" können Sie einen neuen Automagic Workflow anlegen. 

2. Art der Automatisierung wählen

Über das Pop-up können Sie die Art der Automatisierung wählen. In diesem Fall nutzen Sie bitte die Option "Caya Ordner zu externer Anbindung" und klicken dann auf "Weiter".

3. Drittanbieter wählen

Anschließend wählen Sie den gewünschten Drittanbieter aus der Liste aus und klicken nochmals auf "Weiter".

4. Automatisierung benennen

Nun können Sie die Automatisierung konfigurieren. Dazu geben Sie zunächst einen Namen für die Automatisierung ein, zB. "Upload Eingangsrechnungen Firma Meier". Dieser Name hat keine Funktionalität, hilft Ihnen aber später in der Übersicht aller Automatisierungen den Überblick zu behalten.

5. Login Drittanbieter

Im nächsten Schritt müssen Sie die Verbindung zu Ihrem gewählten Drittanbieter herstellen. Über den gelben Button "Neue Verbindung hinzufügen" öffnet sich ein weiteres Fenster. Bitte melden Sie sich hier mit Ihren Zugangsdaten an. 

Da Sie die Möglichkeit haben, verschiedene Accounts über die Automatisierungen anzusteuern, tragen Sie bitte auch hier einen Namen für die Verbindung ein.

6. Quellordner wählen (Caya)

Bitte wählen Sie über den Pfad den gewünschten Caya Ordner als Ausgangsordner des Uploads aus. Sollte der Ordner noch nicht erstellt worden sein, können Sie das in dieser Stelle tun.

7. Zielordner wählen (Drittanbieter)

Im letzten Schritt wählen Sie über den Folder Picker den Zielordner innerhalb Ihrer OneDrive-/GoogleDrive-/Dropbox-/... -struktur aus und klicken auf "Speichern".

8. Geschafft!

Ihre neue Automatisierung erscheint nun in Ihrer Übersicht "Automatisierungen". Sie können die Automatisierung jederzeit über den Schieberegler aktivieren/deaktivieren. Zudem öffnet sich mit Klick auf die kleine Lupe rechts eine Liste aller von dieser Automatisierung erfassten Dokumente. 

Durch manuelles Verschieben (zB. via Drag-and-Drop oder über die Option "Verschieben") der Dokumente in den entsprechenden Ablageordner wird nun der Upload ausgelöst, während Sie gleichzeitig Ihre Dokumente sortiert in Caya ablegen. 

Pro Tipp:

Ergänzend dazu können Sie weitere Workflows einrichten, welche die Dokumente aus der Inbox automatisiert anhand bestimmter Kriterien im Dokument in die Caya Ablageordner verschiebt. Wählen Sie dafür beim Anlegen der Automatisierungen die Option "Inbox zu Caya Ordner (Parameter)" und minimieren damit den operativen Aufwand im Abarbeiten Ihrer Eingangspost auf ein Minimum.

Bitte beachten Sie: 
Automagic Workflows stehen Ihnen ab dem Business Standard Tarif zur Verfügung. Sprechen Sie uns gerne an unter hello@getcaya.com.