Was sind Automatisierungen und wie funktionieren sie?
Mit Automatisierungen lassen sich wiederkehrende Aufgaben in Ihrem Caya Account automatisch erledigen – z. B. das Verschieben, Weiterleiten oder Sortieren von Dokumenten. So sparen Sie Zeit und vermeiden manuelle Fehler.
Welche Möglichkeiten gibt es?
Folgende Automatisierungen stehen Ihnen zur Verfügung:
E-Mail zu Caya Inbox: Automatischer Import von PDF-Anhängen aus Gmail oder Outlook
Inbox zu Ordner: Sortieren von Dokumenten in einen bestimmten Ordner basierend auf z. B. Absender, Betreff oder Stichwörtern
Ordner zu Ordner: Verschieben von Dokumenten zwischen Ordnern – z. B. zur internen Prüfung
Ordner zu externem Dienst: Weiterleitung an Tools wie DATEV, Google Drive, Dropbox, OneDrive oder per E-Mail
Wie richte ich eine Automatisierung ein?
Gehen Sie im Webportal auf „Automatisierungen“
Klicken Sie auf „Neue Automatisierung“
Wählen Sie den passenden Typ (z. B. „Inbox zu Ordner“)
Legen Sie die Regel fest (z. B. Absender enthält „@firma.de“)
Wählen Sie die gewünschte Aktion
Speichern Sie den Workflow
Hinweis
Sie können mehrere Automatisierungen parallel einrichten
Bestehende Automatisierungen lassen sich jederzeit anpassen oder deaktivieren
Es werden ausschließlich PDF-Dateien unterstützt
➡️ Weitere Anleitungen:
Wie kann ich eine Automatisierung zu Drittanbietern einrichten?
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