Mit Automatisierungen lassen sich wiederkehrende Aufgaben in Ihrem Caya Account automatisch erledigen – z. B. das Verschieben, Weiterleiten oder Sortieren von Dokumenten. So sparen Sie Zeit und vermeiden manuelle Fehler.

Folgende Automatisierungen stehen Ihnen zur Verfügung:

• E-Mail zu Caya Inbox: Automatischer Import von PDF-Anhängen aus Gmail oder Outlook
  
  

• Inbox zu Ordner: Sortieren von Dokumenten in einen bestimmten Ordner basierend auf z. B. Absender, Betreff oder Stichwörtern
  
  

• Ordner zu Ordner: Verschieben von Dokumenten zwischen Ordnern – z. B. zur internen Prüfung
  
  

• Ordner zu externem Dienst: Weiterleitung an Tools wie DATEV, Google Drive, Dropbox, OneDrive oder per E-Mail
  
  

1. Gehen Sie im Webportal auf „Automatisierungen“
   
   

2. Klicken Sie auf „Neue Automatisierung“
   
   

3. Wählen Sie den passenden Typ (z. B. „Inbox zu Ordner“)
   
   

4. Legen Sie die Regel fest (z. B. Absender enthält „@firma.de“)
   
   

5. Wählen Sie die gewünschte Aktion
   
   

6. Speichern Sie den Workflow
   
   

• Sie können mehrere Automatisierungen parallel einrichten
  
  

• Bestehende Automatisierungen lassen sich jederzeit anpassen oder deaktivieren
  
  

• Es werden ausschließlich PDF-Dateien unterstützt
  
  

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Wie kann ich eine Automatisierung zu Drittanbietern einrichten?