Wie kann ich alle Dokumente aus der Inbox automatisieren lassen?
Die Automatisierung der gesamten Inbox ist besonders interessant für Sie, sollten Sie keine Mailweiterleitungen (Was ist die automatische E-Mailweiterleitung?) benötigen, da Sie Ihre Prozesse außerhalb von Caya haben. Stattdessen benötigen Sie Ihre Eingangspost einfach täglich digitalisiert in Ihrem GoogleDrive Ordner (alternativ Dropbox, OneDrive etc.) zum Abrufen.
Das Problem:
Durch die Angabe separater Kriterien kann nur sehr schwer der gesamte Posteingang erfasst werden.
Um Ihre gesamte digitalisierte Eingangspost automatisieren zu können, nutzen Sie nun einfach die Automagic Workflow UND-Verknüpfung und lassen alle möglichen Kriterienfelder frei, um alle Dokumente der Inbox erfassen. Auf diese Weise werden alle Dokumente in einen Ablageordner Ihrer Wahl verschoben, den Sie anschließend wie gewünscht automatisieren können, beispielsweise mit einem Upload zu GoogleDrive. Und so geht's!
Beispiel: Gesamte Inbox in einen Caya Ablageordner verschieben
1. Neue Automatisierung anlegen
Öffnen Sie Ihr Caya Cockpit und wählen den Menüpunkt "Automatisierungen", um eine neue Automatisierung anzulegen:
2. Art der Automatisierung wählen
Über das Pop-up können Sie die Art der Automatisierung wählen. In diesem Fall nutzen Sie bitte die Option "Inbox zu Caya Ordner" und klicken anschließend auf "Mehrere Auslöser mit 'und' verbinden":
3. Automatisierung benennen
Nun können Sie Ihre Automatisierung konfigurieren. Dazu geben Sie zunächst einen Namen für die Automatisierung ein, z.B. "Sortierung GDrive". Dieser Name hat keine Funktionalität, hilft Ihnen aber später in der Übersicht aller Automatisierungen den Überblick zu behalten.
4. Kriterien definieren
Nun der wichtigste Schritt: Definieren Sie in den Punkten 1-5 Ihre Kriterien. In unserem Beispiel lassen Sie bitte alle Felder frei und wählen lediglich den Caya Zielordner aus und speichern Ihre Automatisierung.
5. Geschafft!
Nun werden alle Dokumente, die in Ihrer Caya Inbox eingehen, direkt in den entsprechenden Caya Ablageordner geschoben.
Ihre neue Automatisierung erscheint nun in Ihrer Übersicht "Automatisierungen". Sie können die Automatisierung jederzeit über den Schieberegler aktivieren/deaktivieren. Zudem öffnet sich mit Klick auf die kleine Lupe rechts eine Liste aller von dieser Automatisierung erfassten Dokumente.
5. Anbindung an GoogleDrive
Anschließend folgen Sie bitte folgender Anleitung um die zweite Automatisierung bzgl. des automatisierten Uploads zu GoogleDrive einzurichten:
Wie kann ich eine Automatisierung zu Drittanbietern (OneDrive, Dropbox, GoogleDrive, etc.) einrichten?
Bitte beachten Sie:
Automagic Workflows stehen Ihnen ab dem Business Standard Tarif zur Verfügung. Sprechen Sie uns gerne an unter hello@getcaya.com.
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