Wie kann ich alle Dokumente aus der Inbox automatisieren lassen?

Sie möchten alle eingehenden Dokumente automatisch weiterverarbeiten – z. B. an Google Drive senden, an die Buchhaltung weiterleiten oder strukturiert ablegen? Dann können Sie Ihre Inbox mit wenigen Schritten vollständig automatisieren.

Das Problem:

In Caya müssen Sie für jede Automatisierung mindestens ein Kriterium festlegen – z. B. „Betreff enthält“ oder „Absender enthält“. Wenn Sie aber alle eingehenden Dokumente automatisch verarbeiten möchten, gibt es oft kein gemeinsames Merkmal, das sich auf alle anwenden lässt.

Ein Beispiel: Manche Dokumente enthalten Betreffzeilen, andere nicht. Oder es gibt mehrere Absender, die nicht über eine einzige Regel erfasst werden können.

Die Folge: Einzelne Regeln greifen zu kurz – Dokumente bleiben in der Inbox liegen und der automatische Ablauf funktioniert nicht vollständig.

Lösung: Zwei aufeinander folgende Automatisierungen

1. Automatisierung „Inbox zu Ordner“ -> Gesamte Inbox in einen Caya Ablageordner verschieben

1. Neue Automatisierung anlegen

Öffnen Sie Ihr Caya Cockpit und wählen den Menüpunkt "Automatisierungen", um eine neue Automatisierung anzulegen:

2. Art der Automatisierung wählen

Über das Pop-up können Sie die Art der Automatisierung wählen. In diesem Fall nutzen Sie bitte die Option "Inbox zu Caya Ordner" und klicken anschließend auf "Mehrere Auslöser mit 'und' verbinden":

3. Automatisierung benennen

Nun können Sie Ihre Automatisierung konfigurieren. Dazu geben Sie zunächst einen Namen für die Automatisierung ein, z.B. "Sortierung GDrive". Dieser Name hat keine Funktionalität, hilft Ihnen aber später in der Übersicht aller Automatisierungen den Überblick zu behalten.

4. Kriterien definieren

Nun der wichtigste Schritt: Definieren Sie in den Punkten 1-5 Ihre Kriterien. In unserem Beispiel lassen Sie bitte alle Felder frei und wählen lediglich den Caya Zielordner aus und speichern Ihre Automatisierung.

5. Geschafft!

Nun werden alle Dokumente, die in Ihrer Caya Inbox eingehen, direkt in den entsprechenden Caya Ablageordner geschoben.

Ihre neue Automatisierung erscheint nun in Ihrer Übersicht "Automatisierungen". Sie können die Automatisierung jederzeit über den Schieberegler aktivieren/deaktivieren. Zudem öffnet sich mit Klick auf die kleine Lupe rechts eine Liste aller von dieser Automatisierung erfassten Dokumente.

2. Automatisierung „Ordner zu externer Anbindung“

1. Anbindung an GoogleDrive

Anschließend folgen Sie bitte folgender Anleitung um die zweite Automatisierung bzgl. des automatisierten Uploads zu GoogleDrive einzurichten:
Wie kann ich eine Automatisierung zu Drittanbietern (OneDrive, Dropbox, GoogleDrive, etc.) einrichten?

Hinweise

Nur PDF-Dateien werden weitergeleitet
Die maximale Dateigröße beträgt 20 MB pro Dokument
Eine direkte Weiterleitung aus der Inbox ist nicht möglich – nur über einen Ordner
Diese Funktion steht in Geschäftskundentarifen mit Automatisierungen zur Verfügung

Bitte beachten Sie:

Automatisierungen stehen Ihnen ab dem Business Standard Tarif zur Verfügung. Sprechen Sie uns gerne an unter hello@getcaya.com.