Welche Arten von Automatisierungen gibt es?

Welche Arten von Automatisierungen gibt es?

In Ihrem Caya Account können Sie verschiedene Arten von Automatisierungen einrichten. Damit lassen sich Ihre Dokumente zuverlässig sortieren, weiterleiten oder archivieren – ganz automatisch und nach Ihren Vorgaben.


Verfügbare Automatisierungstypen
​
1. E-Mail zu Caya Inbox

Importiert automatisch alle PDF-Anhänge aus einem verknüpften Outlook- oder Gmail-Postfach in Ihre digitale Inbox bei Caya.


2. Inbox zu Ordner

Verschiebt eingehende Dokumente automatisch in einen bestimmten Ordner – z. B. basierend auf Absender, Betreff oder Stichworten.


3. Ordner zu Ordner

Ermöglicht das automatische Verschieben von Dokumenten innerhalb Ihrer Caya Ordner – z. B. zur internen Freigabe oder Archivierung.


4. Ordner zu externer Anbindung

Sendet Dokumente aus einem bestimmten Ordner automatisch weiter an Drittanbieter wie Google Drive, OneDrive, Dropbox, DATEV oder per E-Mail.


➡️ Hinweis: Auch eine Weiterleitung per E-Mail ist möglich. Sie definieren dafür einen Ordner und eine Zieladresse. Weitere Informationen finden Sie im Artikel:

Wie hinterlege ich E-Mail-Adressen für die automatische oder manuelle Weiterleitung?




So richten Sie eine Automatisierung ein

  1. Gehen Sie im Webportal zu „Automatisierungen“
  2. Wählen Sie „Neue Automatisierung“
  3. Entscheiden Sie sich für einen der vier Typen
  4. ​Legen Sie die Bedingungen und die gewünschte Aktion fest
  5. Speichern Sie die Automatisierung


Hinweis

  • Jede Automatisierung kann individuell benannt werden

  • Sie können mehrere Automatisierungen parallel nutzen

  • Es werden ausschließlich PDF-Dokumente verarbeitet


➡️ Weiterführende Artikel:

Wie kann ich Rechnungen automatisch sortieren lassen?


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