Wie hinterlege ich E-Mail-Adressen für die automatische oder manuelle Weiterleitung?
In Caya können Sie Dokumente automatisiert oder manuell per E-Mail weiterleiten – z. B. an Ihre Buchhaltung oder eine Fachabteilung. Dafür muss die Zieladresse vorher im System hinterlegt werden.
So hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse
Öffnen Sie im Webportal den Bereich „Automatisierungen“
Klicken Sie oben auf den Reiter „E-Mailweiterleitungen“
Wählen Sie die Kachel „E-Mail“ aus und klicken Sie auf „Einrichten“
Geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse und einen Namen ein
Speichern Sie die Angaben
Die E-Mail-Adresse steht anschließend für automatische und manuelle Weiterleitungen zur Verfügung.
Manuelle Weiterleitung
Sie können Dokumente jederzeit per Hand weiterleiten:
Öffnen Sie ein Dokument oder wählen Sie mehrere in der Listenansicht
Klicken Sie auf das Symbol „Weiterleiten“
Wählen Sie die gewünschte hinterlegte E-Mail-Adresse
Bestätigen Sie den Versand
Automatische Weiterleitung aus Ordnern
Wenn Sie möchten, dass bestimmte Dokumente automatisch per E-Mail weitergeleitet werden (z. B. alle Scans im Ordner „Rechnungen“), gehen Sie wie folgt vor:
Erstellen Sie eine neue Automatisierung vom Typ „Ordner zu externer Anbindung“
Wählen Sie im nächsten Schritt „Ordner zu E-Mail und E-Mail-Weiterleitung“
Wählen Sie eine bereits hinterlegte Adresse oder fügen Sie eine neue hinzu
Speichern Sie die Automatisierung
Hinweis:
Automatische Weiterleitungen funktionieren nur aus Ordnern – nicht direkt aus der Inbox
Die Weiterleitung betrifft ausschließlich PDF-Dateien
Sie können mehrere Weiterleitungen für verschiedene Ordner einrichten
➡️ Mehr zu Automatisierungen:
Welche Arten von Automatisierungen gibt es?
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