Wie hinterlege ich E-Mail-Adressen für die automatische oder manuelle Weiterleitung?

Wie hinterlege ich E-Mail-Adressen für die automatische oder manuelle Weiterleitung?

In Caya können Sie Dokumente automatisiert oder manuell per E-Mail weiterleiten – z. B. an Ihre Buchhaltung oder eine Fachabteilung. Dafür muss die Zieladresse vorher im System hinterlegt werden.

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So hinterlegen Sie eine E-Mail-Adresse

  1. Öffnen Sie im Webportal den Bereich „Automatisierungen“

  2. Klicken Sie oben auf den Reiter „E-Mailweiterleitungen“

  3. Wählen Sie die Kachel „E-Mail“ aus und klicken Sie auf „Einrichten“

  4. Geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse und einen Namen ein

  5. Speichern Sie die Angaben

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Die E-Mail-Adresse steht anschließend für automatische und manuelle Weiterleitungen zur Verfügung.
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Manuelle Weiterleitung

Sie können Dokumente jederzeit per Hand weiterleiten:

  1. Öffnen Sie ein Dokument oder wählen Sie mehrere in der Listenansicht

  2. Klicken Sie auf das Symbol „Weiterleiten“

  3. Wählen Sie die gewünschte hinterlegte E-Mail-Adresse

  4. Bestätigen Sie den Versand

Automatische Weiterleitung aus Ordnern
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Wenn Sie möchten, dass bestimmte Dokumente automatisch per E-Mail weitergeleitet werden (z. B. alle Scans im Ordner „Rechnungen“), gehen Sie wie folgt vor:

  1. Erstellen Sie eine neue Automatisierung vom Typ „Ordner zu externer Anbindung“

  2. Wählen Sie im nächsten Schritt „Ordner zu E-Mail und E-Mail-Weiterleitung“

  3. Wählen Sie eine bereits hinterlegte Adresse oder fügen Sie eine neue hinzu

  4. Speichern Sie die Automatisierung

Hinweis:

  • Automatische Weiterleitungen funktionieren nur aus Ordnern – nicht direkt aus der Inbox

  • Die Weiterleitung betrifft ausschließlich PDF-Dateien

  • Sie können mehrere Weiterleitungen für verschiedene Ordner einrichten

➡️ Mehr zu Automatisierungen:

Welche Arten von Automatisierungen gibt es?


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