Was kann ich tun, wenn meine Automatisierung nicht mehr funktioniert?

Was kann ich tun, wenn meine Automatisierung nicht mehr funktioniert?

Wenn eine Automatisierung nicht wie erwartet ausgeführt wird, kann das verschiedene Ursachen haben. Mit ein paar gezielten Schritten lässt sich das Problem meist schnell beheben.


Prüfen Sie folgende Punkte:

1. Automatisierung aktiv?

Gehen Sie im Webportal auf „Automatisierungen“ und prüfen Sie, ob die Automatisierung aktiviert ist. Deaktivierte Automatisierungen werden nicht ausgeführt.


2. Kriterien korrekt definiert?

Öffnen Sie die betroffene Automatisierung und prüfen Sie die Regeln (z. B. „Betreff enthält…“). Kleine Änderungen im Wortlaut können verhindern, dass die Regel greift.


3. Ordner vorhanden?

Wurde der Zielordner versehentlich gelöscht oder umbenannt, kann die Aktion fehlschlagen. Legen Sie den Ordner ggf. neu an oder passen Sie die Automatisierung an.


4. Verbindung zu Drittanbieter noch gültig?

Bei Automatisierungen mit Google Drive, Dropbox, OneDrive oder DATEV kann es nötig sein, die Verbindung neu zu autorisieren.

Gehen Sie zu „Automatisierungen“ > „Verbindungen verwalten“ und prüfen Sie den Status.


5. Unterstütztes Dateiformat?

Caya verarbeitet ausschließlich PDF-Dateien in Automatisierungen. Andere Formate werden übersprungen.


6. Regelreihenfolge korrekt?

Wenn eine „Inbox zu Ordner“-Automatisierung fehlt, greifen nachfolgende Schritte (z. B. Weiterleitungen) nicht. Achten Sie auf die richtige Abfolge.


Wenn das nicht hilft:

Kontaktieren Sie den Caya Support mit folgenden Infos:

  • Name der betroffenen Automatisierung

  • Beispielhafte Dokument-ID

  • Ggf. Screenshot der Regel-Einstellungen

📧 hello@getcaya.com