Begriffserklärungen rund um Automatisierungen

Begriffserklärungen rund um Automatisierungen

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Automatisierung


Eine Automatisierung ist ein festgelegter Ablauf, der von Caya automatisch ausgeführt wird. Sie legen eine Regel fest (z. B. „Absender enthält Rechnung“) und Caya übernimmt daraufhin eine Aktion – z. B. das Verschieben in einen Ordner oder die Weiterleitung an DATEV.

Ziel: Wiederkehrende Aufgaben automatisieren, manuelle Arbeit vermeiden.


Beispielhafte Automatisierungen:

  • E-Mail zu Caya Inbox

  • Inbox zu Ordner

  • Ordner zu externer Anbindung (z. B. Dropbox, DATEV)


➡️ Weitere Infos: Welche Arten von Automatisierungen gibt es?

Verbindung

Verbindungen sind technische Verknüpfungen zwischen Caya und externen Systemen – z. B. Google Drive, DATEV oder Outlook.

Ohne Verbindung ist keine automatisierte Weiterleitung an diese Dienste möglich.


Beispiel: Wenn Sie Dokumente automatisch an Ihre Dropbox senden möchten, müssen Sie Caya einmal mit Ihrem Dropbox-Konto verbinden.


➡️ Weitere Infos: Was sind „Verbindungen“ in Caya?

Integration


„Integration“ bezeichnet die Einbindung externer Tools und Systeme in Ihre digitale Dokumentenverwaltung mit Caya – meist über eine Verbindung und eine Automatisierung.

Der Begriff wird oft synonym zu „Verbindung“ verwendet, umfasst aber den gesamten Prozess von Verknüpfung bis Nutzung.


Beispiel: Eine Integration mit DATEV umfasst die Verbindung + Automatisierung zur Weiterleitung von Rechnungen.

E-Mail-Weiterleitung

Dokumente können aus Caya manuell oder automatisiert an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.


Manuell:

Sie wählen ein Dokument und klicken auf „Weiterleiten“.


Automatisiert:

Eine Automatisierung vom Typ „Ordner zu E-Mail“ sendet Dokumente automatisch an eine hinterlegte Adresse.


➡️ Anleitung: Wie hinterlege ich E-Mail-Adressen für die automatische oder manuelle Weiterleitung?In diesem Artikel finden Sie eine kurze Erklärung der wichtigsten Begriffe im Bereich Automatisierungen und Integrationen bei Caya. So behalten Sie den Überblick und verstehen besser, wie die Funktionen zusammenhängen.


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