Document Cockpit
Wie kann ich alle Dokumente aus der Inbox automatisieren lassen?
Die Automatisierung der gesamten Inbox ist besonders interessant für Sie, sollten Sie keine Mailweiterleitungen (Was ist die automatische E-Mailweiterleitung?) benötigen, da Sie Ihre Prozesse außerhalb von Caya haben. Stattdessen benötigen Sie Ihre ...
Wie kann ich Rechnungen für verschiedene Firmen automatisiert sortieren lassen?
Sie nutzen bereits unsere Automagic Workflows, um Ihre digitalisierte Eingangspost automatisiert abzuwickeln? Großartig! Natürlich können Sie dabei auch mehrere fixe Kriterien gleichzeitig verwenden. Mit Hilfe der UND-Verknüpfung lassen sich ...
Kann ich Dokumente anhand mehrerer Kriterien sortieren?
Sie nutzen bereits unsere Automagic Workflows, um Ihre digitalisierte Eingangspost automatisiert abzuwickeln? Großartig! Natürlich können Sie dabei auch mehrere flexible Kriterien gleichzeitig verwenden. Mit Hilfe der ODER-Verknüpfung lassen sich ...
Wie kann ich einen eingeladenen Member zum Admin machen?
Damit Sie die E-Mailadresse des bestehenden Member-Nutzers als Admin hinterlegen können, ändern Sie direkt im betroffenen Member-Account die E-Mailadresse ab, um die gewünschte Admin-Mailadresse zu "entkoppeln". Wichtige Voraussetzung: Stellen Sie ...
Wie kann ich eine Automatisierung zu Drittanbietern (OneDrive, Dropbox, GoogleDrive, etc.) einrichten?
Um Arbeitsschritte zu automatisieren und das tägliche Ablegen der Dokumente zu vereinfachen, bietet Caya Integrationen zu Drittanbietern Ihrer Wahl an. Wichtiges auf einen Blick: Die Integration funktioniert wie ein Upload, es findet keine ...
Wie kann ich Dokumente unterschreiben?
Wie kann ich Dokumente in meinen Account laden?
Wie kann ich den DATEV-Workflow einrichten?
Zur Einrichtung des DATEV-Workflows haben wir Ihnen hier ein Tutorial zusammengestellt:
Workflows
Mit Caya Workflows können Sie datenbasierte Automatisierungen für Dokumente in und um Ihr Caya Dokumenten-Cockpit anlegen. Auf Anfrage erstellen wir für Sie ihren individuellen Dokumenten-Workflow! Grob lässt sich unterscheiden zwischen Dokumente in ...
Posteingang
Der Posteingang ist der Ort, an dem alle Ihre Dokumente ihre Reise durch das Caya-versum beginnen. Sie können Dokumente direkt per Drag & Drop hochladen die 'PDFs hochladen'-Funktionalität nutzen Dokumente per E-Mail hochladen Sie können Dokumente ...
Wie kann ich Nutzer zu meinem Account hinzufügen?
Sie können andere Nutzer über deren E-Mail-Adresse als Nutzer Ihrem eigenen Account hinzufügen. Gehen Sie dazu in die Einstellungen im Seitenmenü. Anschließend gehen Sie zum Menüpunkt Team Mitglieder. Über Klick auf "Neuen Nutzer einladen" können Sie ...
Wie kann ich Dokumente teilen?
Je nach Tarif können Sie Nutzer mit verschiedenen Rechten in Ihren Account einladen. Admin-Nutzer Admin-Nutzer haben vollen Zugriff auf den jeweiligen Account und haben nahezu alle Berechtigungen, die auch der Inhaber-Account durchführen kann. Der ...
Wie sind die PDF-Dateien bei Download benannt?
Der vorgegebene Datei-Name der PDF-Dateien zum Download aus der CAYA-Postbox hat folgenden Aufbau: Empfangsdatum im Format Jahr, Monat, Tag (YYYYMMDD) Absender (z.B. CAYA) Vollständige Betreffzeile Dokumenten-ID (25-stellig) Legen Sie Ihr ...
In welchem Dateiformat stellt CAYA die digitalen Briefe bereit?
Ihre Post wird Ihnen als hochauflösende (300dpi) und farbige PDF zur Verfügung gestellt. Das PDF-Dokument wird aufgrund einer effizienten Komprimierung im Regelfall die Größe von 100 KB nicht übersteigen. Um eine schnelle Darstellung und geringeren ...
Kann ich Dokumente aus CAYA herunterladen?
Aus Ihrem CAYA-Account können Sie Ihre Briefe jederzeit als PDF-Datei downloaden. Wählen Sie hierfür einfach entweder Den Button mit den drei Punkten (Optionen) an der rechten Seite in der Übersicht Ihres Posteingangs Und den Unterpunkt Downloaden ...
Wie kann ich selbst Stichworte hinzufügen?
Web: Öffnen Sie den Brief, dessen Stichworte Sie bearbeiten wollen. Im Menü auf der rechten Seite Ihres Bildschirms sehen Sie die aktuellen Stichworte Sie können Stichworte mit einem Klick auf das ”x” entfernen. Sie können Stichworte frei ...
Nach welcher Logik werden Stichworte vergeben?
Automatisierte Algorithmen analysieren Inhalt und Absender der Briefe und vergeben die Stichworte dementsprechend . Beispiele: Ein handschriftlicher Brief von einer Privatperson erhält als Stichwort Persönlich. Eine Beitragsmitteilung Ihrer ...
Was sind Stichworte?
Stichworte lassen Sie auf einen Blick wissen, worum es in einem Brief geht. Es sind Schlagwörter, die die Art und Inhalt des Briefes beschreiben, z.B. Krankenkasse oder Bank. Die Stichworte, mit denen Ihre Briefe im Posteingang ankommen sind durch ...
Kann ich meine Briefe drucken?
Sie haben natürlich die Möglichkeit, Ihre Briefe über unser Webportal zu drucken. Option 1: Öffnen Sie den Brief, den Sie drucken möchten In der oberen Navigatationsleiste sehen Sie rechts ein Druckersymbol Mit einem Klick auf dieses öffnet sich das ...
Kann ich meine Briefe teilen?
Wie kann Ich Dokumente teilen? Je nach Tarif können Sie Nutzer mit verschiedenen Rechten in Ihren Account einladen. Admin-Nutzer Admin-Nutzer haben vollen Zugriff auf den jeweiligen Account und haben nahezu alle Berechtigungen, die auch der ...
Was passiert, wenn ich einen Ordner in den Papierkorb verschiebe?
Wenn Sie einen Ordner in den Papierkorb verschieben, werden Sie nach einer Bestätigung für diesen Vorgang gefragt. Wenn Sie diesen bestätigen werden die Briefe, die sich im Ordner befinden, einzeln in den Papierkorb verschoben und der Ordner ...
Was passiert, wenn ich einen Brief in den Papierkorb verschiebe?
Der Papierkorb dient ausschließlich Ihrer Organisation. Briefe, die sie dorthin verschieben, werden von uns nicht aus dem System gelöscht oder im Original vernichtet. Der Papierkorb erleichtert Ihnen somit nur die Organisation, weil Sie für Sie ...
Wie funktioniert die Suchfunktion von CAYA?
Bei der Digitalisierung Ihrer Briefe benutzen wir einen OCR-Scanner bzw. Texterkennung. Dies bedeutet, dass Ihre digitalen Briefe in Ihrem CAYA-Account durchsuchbar sind. Das System kann automatisch den Inhalt Ihrer Briefe mit Ihrer Suche abgleichen ...
Wie kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig aus CAYA herunterladen?
Web: Wählen Sie in Ihrem Posteingang, Ihrer Ablage (bzw. den darin befindlichen Ordnern) oder Ihrem Papierkorb die Briefe aus, die Sie herunterladen wollen. Dazu klicken Sie auf die Kästchen auf der linken Seite. Ein Haken erscheint, wenn der Brief ...