Wie verarbeitet Caya Dokumente sicher und datenschutzkonform?

Kurz erklärt:

Caya stellt sicher, dass alle Dokumente nach höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards verarbeitet, archiviert und bei Bedarf gelöscht oder vernichtet werden. Dabei gelten klare Abläufe für physische und digitale Dokumente.

1. Physische Dokumente: Archivierung und Vernichtung

Physische Dokumente werden nach der Digitalisierung für 90 Tage in einem Kurzzeitarchiv aufbewahrt. Nach Ablauf der Frist erfolgt die datenschutzkonforme Vernichtung der Dokumente, sofern sie nicht angefordert wurden. Die Archivierung und Vernichtung erfolgen ausschließlich in Deutschland und unter Einhaltung hoher Sicherheitsstandards.

2. Digitale Dokumente: Sichere Verwaltung und Löschung

Digitalisierte Dokumente stehen jederzeit im Caya Cockpit zur Verfügung. Für die Verwaltung und Löschung gilt folgender Ablauf:

• Gelöschte Dokumente werden zunächst in den Papierkorb verschoben und dort aufbewahrt.

• Dokumente, die aus dem Papierkorb entfernt werden, sind nicht mehr zugänglich und gelten als unwiderruflich gelöscht („gelöscht ist gelöscht“).

Die sichere Speicherung erfolgt verschlüsselt und revisionssicher über AWS S3 Buckets und erfüllt höchste Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.

3. Zustellprozess und Verantwortung

Dokumente werden durch externe Partner wie Postdienstleister oder Kurierdienste an die Scancenter von Caya übergeben. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Übergabe und Zustellung der Sendungen liegt bei diesen externen Partnern.

Caya verarbeitet alle eingehenden Dokumente nach den festgelegten Standards, stellt die Digitalisierung sicher und gewährleistet den Schutz der Daten während des gesamten Prozesses.

Zusammenfassung

Caya garantiert:

• Datenschutzkonforme Vernichtung physischer Dokumente nach 90 Tagen.

• Eine sichere Verwaltung und Löschung digitaler Dokumente.

• Verschlüsselte und revisionssichere Archivierung digitalisierter Inhalte.

• Klare und zuverlässige Abläufe für die Dokumentenverarbeitung.

Für weitere Fragen kontaktieren Sie unser Support-Team direkt.