Wie funktioniert die GoBD-konforme Archivierung mit Caya?

Wie funktioniert die GoBD-konforme Archivierung mit Caya?


Worum geht’s? Warum ist das wichtig?
​
Wenn Sie geschäftliche Belege digital archivieren, gelten strenge gesetzliche Vorgaben. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen, dass Unterlagen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden – unabhängig davon, ob Sie mit Papier oder digitalen Belegen arbeiten.


Das betrifft z. B.:

  • Eingangsrechnungen und Barbelege

  • Verträge, Kontoauszüge und Zahlungsnachweise

  • Geschäftsbriefe und sonstige Buchungsbelege

Ziel: Die Finanzverwaltung muss jederzeit prüfen können, ob Ihre Buchführung ordnungsgemäß ist – auch ohne Papieroriginale.


Erfüllt Caya diese Anforderungen?

​
Ja. Die Caya Plattform wurde nach IDW PS 880 geprüft und erfüllt alle technischen Anforderungen an eine GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung.


Wie funktioniert die revisionssichere Speicherung?

  • Dokumente werden als PDF mit OCR-Texterkennung gespeichert

  • Speicherung erfolgt auf verschlüsselten AWS S3 Buckets mit aktivierter Versionierung

  • Bearbeitung ist nur an einer Kopie möglich (Container-Technologie)

  • Originaldateien bleiben unverändert und können nicht gelöscht oder überschrieben werden

  • Zugriffsrechte sind auf ein autorisiertes Kernteam beschränkt und werden protokolliert


Wie läuft die Dokumentenverarbeitung ab?

  • Jede Sendung erhält eine eindeutige ID und einen digitalen Zeitstempel

  • Alle Verarbeitungsschritte (Scans, Zuordnung) werden dokumentiert

  • Rollenbasiertes Zugriffssystem schützt sensible Informationen

  • Mitarbeitende sind zu Datenschutz und Vertraulichkeit verpflichtet


Gibt es Backups?

  • Ja, es werden mehrere tägliche Backups auf AWS-Ebene durchgeführt

  • Zusätzlich bietet Caya auf Wunsch ein vollständiges ZIP-Archiv zur lokalen Sicherung an (kostenpflichtig)


Wie lade ich meine Dokumente als ZIP-Datei herunter?
​
Sie können jederzeit einzelne oder mehrere Dokumente als ZIP-Dateien aus dem Caya Portal exportieren – etwa zur lokalen Sicherung oder als zusätzliches Backup.

➡️ Kann ich alle Dokumente mit einmal herunterladen und als Backup sichern?

Für vollständige Archivexporte – z. B. für Ihre Rechtsabteilung oder im Rahmen einer Prüfung – stellt Caya auf Anfrage ein strukturiertes Archiv inklusive Metadaten bereit (kostenpflichtig).


Was müssen Sie selbst tun?

Caya stellt die technische Grundlage zur Verfügung – für Ihre vollständige GoBD-Konformität brauchen Sie eigene ergänzende Maßnahmen:

1. Verfahrensdokumentation erstellen

Sie sind gesetzlich verpflichtet, eine individuelle Verfahrensdokumentation vorzuhalten. Diese beschreibt, wie steuerrelevante Belege in Ihrem Unternehmen verarbeitet, gespeichert und ggf. vernichtet werden.


Typische Inhalte:
  1. Zuständigkeiten und organisatorische Abläufe
  2. Beschreibung der genutzten Systeme (z. B. Caya)
  3. Archivierungs- und Sicherungsprozesse
  4. Umgang mit Papieroriginalen und Scans


Unterstützung durch Caya:

Caya stellt Ihnen eine Muster-Verfahrensdokumentation und einen Fragebogen zur Verfügung. Diese helfen Ihnen, Ihre individuelle Dokumentation zu erstellen. Stimmen Sie diese idealerweise mit Ihrer Steuerberatung ab.

➡️ Das Muster von Caya inkl. Fragebogen (PDF) finden Sie als Anhang

Wir empfehlen, die Dokumentation mit Ihrer Steuerberatung abzustimmen.


2. Sicherheitskopien anlegen

Ergänzen Sie die revisionssichere Cloud-Archivierung durch eine zusätzliche Sicherung:

👉 Exportieren Sie Ihre Dokumente regelmäßig als ZIP-Archiv und speichern Sie diese verschlüsselt – z. B. auf einem externen Laufwerk.


Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

​
Grundsätzlich ja – wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:

✅ Das digitale Dokument ist vollständig und nachvollziehbar archiviert

✅ Der Scanvorgang und die Ablage sind dokumentiert (siehe Verfahrensdokumentation)

✅ Das Dokument wurde korrekt zugeordnet und gespeichert


Das gilt z. B. für:

  • Barbelege mit handschriftlichem Vermerk

  • Digitale Eingangsrechnungen ohne Papieroriginal

⚠️ Wichtig:  Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Archivierung und eventuelle Papiervernichtung liegt bei Ihnen. Im Zweifel stimmen Sie sich mit Ihrer Steuerberatung ab.