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Der sichere Schutz und der vertrauensvolle Umgang mit Daten ist eine verantwortungsvolle Tätigkeit und genießt in unserem Unternehmen und bei all unseren Mitarbeitern den höchsten Stellenwert. Es ist unsere Aufgabe einen zuverlässigen, fehlerfreien und gesicherten Verkehr Ihrer persönlichen Daten, sowohl Ihrer physischen Post, als auch Ihrer digitalen Unterlagen, zu gewährleisten. Gerne möchten wir Ihnen unser Datenschutzkonzept vorstellen, in dem der Sicherheitsaspekt intensiv aus drei verschiedenen Standpunkten – rechtlich, physisch und digital – betrachtet wird.

1) Sicherheit – Rechtlich
Durch die nachfolgenden Aspekte wird ein juristischer Rahmen geschaffen, in dem die Sicherheit Ihrer Daten auch aus gesetzlicher Perspektive zu jedem Zeitpunkt gegeben ist:

• Das Geschäftsmodell von CAYA ist die Dienstleistung für unsere Kunden und generiert somit nicht durch die Weitergabe oder gar den Verkauf von Daten Umsätze. Zudem lassen wir unseren gesamten Service regelmäßig anhand der aktuellsten Datenschutzbestimmungen überprüfen.
• Es bestehen rechtlich abgesicherte Verträge mit allen an dem Service beteiligten Unternehmen und Dienstleistern.
• Es erfolgt zu keinem Zeitpunkt eine Weitergabe von persönlichen Daten an Dritte zu Verkaufs- oder Werbezwecken – dies wird durch die ausführlichen AGBs und Datenschutzbestimmungen gewährleistet.
• Neben einem TÜV-zertifizierten Datenschutzbeauftragten steht CAYA mit Cornelius Kopke einer der führenden Anwälte für Datenschutz und ehemaliger langjähriger Bereichsleiter der BITKOM als Berater zur Verfügung.
• Unsere Mitarbeiter sind hinsichtlich der neuesten Datenschutzbestimmungen unterrichtet, unterstehen dem Bundesdatenschutzgesetz und sind auch noch nach Beendigung Ihres Vertrages bei CAYA an datenschutzrechtliche Verschwiegenheit gebunden.

2) Sicherheit – Physisch
Die nachfolgenden Aspekte gewährleisten die sichere Verarbeitung inklusive Empfang, Versand, Archivierung sowie gegebenenfalls Vernichtung der physischen Post unserer Kunden:

• Ihre Post wird von unseren ausgebildeten Mitarbeitern in einem hochstandardisierten Prozess mittels modernster Technik maschinell geöffnet, gescannt und digitalisiert. Unser dem Datenschutz sowie Briefgeheimnis verpflichtetes Personal hat außerhalb der definierten Prozesse zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf einzelne Dokumente.
• Nur autorisiertes Personal hat Zugang zum Hochsicherheitsarchiv und zum Scancenter.
• Unser Scancenter wird direkt von der Deutschen Post beliefert. Der Prozess der Postübergabe durchläuft mehrere Sicherheitsstufen und wird genauestens dokumentiert. Zusätzlich wird das Scancenter durch eine Kamera- und Alarmanlage geschützt. Ein externer Sicherheitsdienst überwacht das Gebäude außerhalb der Arbeitszeiten.
• Wenn Sie Ihre Dokumente langfristig bei uns belassen, lagern wir diese in einem spezialisierten Dokumentenarchiv in Berlin ein (u.a. ISO 9001 zertifiziert). Ergänzend zu den Sicherheitskontrollen werden hier auch Luftfeuchtigkeit und Raumtemperatur durchgängig gemessen, um die Dokumente schonend zu lagern und dauerhaft zu erhalten. Ihre Dokumente werden hier neben denen von Notaren, Behörden und Versicherungen gelagert.
• Der Versand Ihrer Sammelsendungen erfolgt – durch gesonderte Umverpackungen geschützt – als Paket mit der DHL als Versandpartner.
• Zur Vernichtung vorgesehene Dokumente werden von uns in einem Sicherheitsbehälter (Stufe 3) bis zum Schreddern gelagert. Unser Partnerunternehmen vernichtet die Dokumente anschließend dauerhaft und sicher in einem zertifizierten Prozess inklusive Vernichtungsurkunde. So ist der Schutz Ihrer Daten auch vor und bei der Entsorgung gewährleistet.

3) Sicherheit – Digital
Die nachfolgenden Aspekte gewährleisten den dauerhaften Schutz Ihrer persönlichen Informationen nach der Digitalisierung:

• CAYA verwendet zur Speicherung Ihrer Dokumente ausschließlich Speichersysteme in Deutschland. Hierfür greifen wir auf die Struktur eines im Frankfurter Bankenumfeldes ansässigen Rechenzentrums zurück. Modernität und Sicherheit sind so garantiert.
• Die dem Rechenzentrum zugrundeliegende Infrastruktur genügt aus technischer Sichtweise den allerhöchsten Ansprüchen und nutzt zur Datenverschlüsselung nur die aktuellsten Technologien (z.B. 256-Bit-AES-Verschlüsselung), welche schon in anderen sicherheitsrelevante Branchen mit Erfolg erprobt wurden.
• Der Zugriff auf Ihre Daten bedarf einer gesonderten Berechtigung, ein willkürlicher Zugriff durch unser Personal ist daher auch rein technisch ausgeschlossen. Vor nicht genehmigten externen Zugriffsversuchen oder vor möglichen weiteren Fehlerquellen sind Ihre Dateien ebenfalls umfassend geschützt.
• Darüber hinaus werden Ihre digitalen Dokumente durch ein tägliches Backup vor Verlust geschützt. Ein Datenverlust ist somit ausgeschlossen.

Falls Sie noch weitere Fragen zu den Themen Datenschutz und Sicherheit bei CAYA haben, können Sie uns jederzeit unter hello@getcaya.com kontaktieren.