Was ist eine E-Rechnung und warum wird sie eingeführt?

Was ist eine E-Rechnung und warum wird sie eingeführt?

Hier finden Sie alles Wichtige zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) und was sie für Sie bedeutet.


Was ist eine E-Rechnung?


Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die vollständig digital erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu einem einfachen PDF entspricht sie europäischen Standards und muss in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.


  • XRechnung: XML-Format, speziell für gesetzliche Anforderungen in Deutschland.

  • ZUGFeRD: Kombiniert PDF/a-3 mit einer eingebetteten XML-Datei – lesbar und maschinenverarbeitbar.


Warum wird die E-Rechnung eingeführt?


Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Bundesrat die Nutzung der E-Rechnung ab dem 01.01.2025 für Unternehmen verpflichtend gemacht.


Wichtig für Sie: Ab 2025 müssen Unternehmen lediglich E-Rechnungen empfangen können. Das bedeutet, dass ein aktives Mailpostfach in den meisten Fällen völlig ausreicht, um diese Pflicht zu erfüllen. 

Es gibt jedoch Ausnahmen, wie beispielsweise Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro oder Rechnungen für umsatzsteuerfreie Leistungen. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen tritt in mehreren Stufen in Kraft: Ab 2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro und ab 2028 für alle Unternehmen. 


Die Pflicht zur Ausstellung der E-Rechnung folgt erst später, sodass Sie genügend Zeit haben, sich darauf vorzubereiten.


Ziel dieser Regelung ist es, Prozesse zu modernisieren, papierbasierte Abläufe zu reduzieren und die Automatisierung in der Buchhaltung zu fördern – und das so einfach wie möglich.


Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?


  • Schnellere und effizientere Rechnungsprozesse.

  • Umweltschonend durch Verzicht auf Papier.

  • Automatische Weiterverarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen.


Wie unterstützt Caya?


Die Umstellung auf E-Rechnungen ist einfach und unkompliziert. Caya hilft Ihnen bei der Umstellung auf die E-Rechnung, mit neuen Funktionen (verfügbar ab Frühjahr 2025):


  • Import: Automatisches Abholen von E-Rechnungen aus E-Mails oder Postfächern.

  • Analyse: Auslesen zusätzlicher Daten aus XML-Dateien.

  • Weiterleitung: Versand der Rechnungen inkl. Daten an andere E-Mail-Adressen oder an Integrationen wie DATEV.


Bleiben Sie informiert – wir halten Sie auf dem Laufenden, sobald die Funktionen live gehen!



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