Kann ich mehrere Unternehmensstandorte in einem Caya-Account verwalten?

Kann ich mehrere Unternehmensstandorte in einem Caya-Account verwalten?

Ja! Verwalten Sie Ihre Standorte smarter – ein zentralisiertes Dokumentenmanagement für mehr Effizienz und Transparenz.


Die digitale Verwaltung von Dokumenten über mehrere Standorte hinweg kann eine Herausforderung sein. Mit Caya haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Post- und Geschäftsdokumente aus verschiedenen Niederlassungen in einem zentralen Account zu bündeln, zu organisieren und intelligent zu steuern. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle – unabhängig von Standort oder Abteilung.


Mit Caya:

  • Zentralisieren Sie alle Standort-Dokumente: Alles digital an einem Ort – keine manuellen Zwischenschritte oder Papierablagen mehr

  • Sorgen Sie für Transparenz: Einheitliche Ablagestrukturen für jedes Team

  • Arbeiten Sie effizienter: Automatische Zuweisung und Workflow-Optimierung

  • Sichere Zugriffssteuerung: Stellen Sie sicher, dass nur befugte Personen Dokumente einsehen oder bearbeiten können

  • Originale gezielt anfordern: Lassen Sie sich physische Dokumente an verschiedene Standorte liefern – genau dorthin, wo sie benötigt werden.


So optimieren Sie Ihre Standortverwaltung mit Caya:

  • Nachsendeaufträge für jeden Standort einrichten

Für jeden Unternehmensstandort richten Sie einen individuellen Nachsendeauftrag an Ihre Caya-Postbox ein. Dies ermöglicht es Ihnen, die Post aller Standorte zentral zu empfangen und zu bearbeiten.

➡️ Wie kann ich einen neuen Nachsendeauftrag einrichten?


  • Standortspezifische Ordnerstruktur anlegen

Erstellen Sie für jeden Standort separate Ordner in Ihrem Caya-Account. Dadurch bleiben Dokumente klar getrennt und für die zuständigen Teams leicht auffindbar.

➡️ Wie kann ich einen neuen Ordner anlegen?


  • Standortleiter als Teammitglieder einladen

Standortleiter oder Teammitglieder können gezielt eingeladen und mit individuellen Zugriffsrechten ausgestattet werden. So erhält jeder Standort nur die für ihn relevanten Informationen.

➡️ Wie kann ich Nutzer zu meinem Account hinzufügen?


  • Workflows für standortspezifische Automatisierung nutzen

Mit Workflows können Sie eingehende Post automatisch den passenden Standortordnern zuweisen. So wird sichergestellt, dass Dokumente direkt am richtigen Ort landen.

➡️ Workflows


Tipp: Falls Sie physische Originale benötigen, können Sie diese bequem an den gewünschten Standort liefern lassen.

➡️ Originale an einen anderen Standort senden lassen


Fazit:

Caya hilft Ihnen, die Post all Ihrer Standorte effizient zu bündeln, sodass Sie unabhängig von deren geografischer Lage den vollen Überblick behalten.



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