Ja! Verwalten Sie Ihre Standorte smarter – ein zentralisiertes Dokumentenmanagement für mehr Effizienz und Transparenz.
Die digitale Verwaltung von Dokumenten über mehrere Standorte hinweg kann eine Herausforderung sein. Mit Caya haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Post- und Geschäftsdokumente aus verschiedenen Niederlassungen in einem zentralen Account zu bündeln, zu organisieren und intelligent zu steuern. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle – unabhängig von Standort oder Abteilung.
Mit Caya:
Zentralisieren Sie alle Standort-Dokumente: Alles digital an einem Ort – keine manuellen Zwischenschritte oder Papierablagen mehr
Sorgen Sie für Transparenz: Einheitliche Ablagestrukturen für jedes Team
Arbeiten Sie effizienter: Automatische Zuweisung und Workflow-Optimierung
Sichere Zugriffssteuerung: Stellen Sie sicher, dass nur befugte Personen Dokumente einsehen oder bearbeiten können
Originale gezielt anfordern: Lassen Sie sich physische Dokumente an verschiedene Standorte liefern – genau dorthin, wo sie benötigt werden.
So optimieren Sie Ihre Standortverwaltung mit Caya:
Nachsendeaufträge für jeden Standort einrichten
Für jeden Unternehmensstandort richten Sie einen individuellen Nachsendeauftrag an Ihre Caya-Postbox ein. Dies ermöglicht es Ihnen, die Post aller Standorte zentral zu empfangen und zu bearbeiten.
➡️ Wie kann ich einen neuen Nachsendeauftrag einrichten?
Standortspezifische Ordnerstruktur anlegen
Erstellen Sie für jeden Standort separate Ordner in Ihrem Caya-Account. Dadurch bleiben Dokumente klar getrennt und für die zuständigen Teams leicht auffindbar.
➡️ Wie kann ich einen neuen Ordner anlegen?
Standortleiter als Teammitglieder einladen
Standortleiter oder Teammitglieder können gezielt eingeladen und mit individuellen Zugriffsrechten ausgestattet werden. So erhält jeder Standort nur die für ihn relevanten Informationen.
➡️ Wie kann ich Nutzer zu meinem Account hinzufügen?
Workflows für standortspezifische Automatisierung nutzen
Mit Workflows können Sie eingehende Post automatisch den passenden Standortordnern zuweisen. So wird sichergestellt, dass Dokumente direkt am richtigen Ort landen.
➡️ Workflows
Tipp: Falls Sie physische Originale benötigen, können Sie diese bequem an den gewünschten Standort liefern lassen.
Fazit:
Caya hilft Ihnen, die Post all Ihrer Standorte effizient zu bündeln, sodass Sie unabhängig von deren geografischer Lage den vollen Überblick behalten.