Kann ich Dokumente anhand mehrerer Kriterien sortieren?
Sie nutzen bereits unsere Automagic Workflows, um Ihre digitalisierte Eingangspost automatisiert abzuwickeln? Großartig!
Natürlich können Sie dabei auch mehrere flexible Kriterien gleichzeitig verwenden. Mit Hilfe der ODER-Verknüpfung lassen sich beispielsweise alle Rechnungen oder alle Mahnungen in Ihren Ablageordner sortieren und direkt an Ihre Buchhaltung weiterleiten. Und so geht's!
Öffnen Sie Ihr Caya Cockpit und wählen den Menüpunkt "Automatisierungen", um eine neue Automatisierung anzulegen:
Über das Pop-up können Sie die Art der Automatisierung wählen. In diesem Fall nutzen Sie bitte die Option "Inbox zu Caya Ordner" und klicken anschließend auf "Mehrere Auslöser mit 'oder' verbinden":
Nun können Sie Ihre Automatisierung konfigurieren. Dazu geben Sie zunächst einen Namen für die Automatisierung ein, z.B. "Sortierung Buchhaltung". Dieser Name hat keine Funktionalität, hilft Ihnen aber später in der Übersicht aller Automatisierungen den Überblick zu behalten.
Nun der wichtigste Schritt: Definieren Sie in den Punkten 1-5 Ihre Kriterien. Sie können folgende Parameter als Kriterien zur Sortierung Ihrer Dokumente verwenden:
BETREFF, STICHWORT, VOLLTEXTSUCHE, ABSENDER oder EMPFÄNGER
Für unser Beispiel wähle ich Punkt 2: STICHWORT "Rechnung" oder Punkt 1: BETREFF "Mahnung" als Kriterien für die Verteilung meiner Post.
Wichtig:
Bitte beachten Sie, dass Sie jeweils ein Kriterium pro Parametertyp kombinieren können, z.B. BETREFF oder STICHWORT. Nicht aber STICHWORT oder STICHWORT. Sie können nicht mehrere Begriffe in die jeweiligen Zeilen eintragen.
Im letzten Schritt wählen Sie Ihren Zielordner in Caya, in welchem die sortieren Dokumente abgelegt werden sollen und speichern Ihre Automatisierung.
Nun werden alle Dokumente, die entweder als Rechnung erkannt oder bei denen im Betreff das Wort "Mahnung" gefunden wurde, automatisiert in den Caya Ablageordner "Buchhaltung" einsortiert.
Ihre neue Automatisierung erscheint nun in Ihrer Übersicht "Automatisierungen". Sie können die Automatisierung jederzeit über den Schieberegler aktivieren/deaktivieren. Zudem öffnet sich mit Klick auf die kleine Lupe rechts eine Liste aller von dieser Automatisierung erfassten Dokumente.
Ab hier kann Caya perfekt an Ihre Prozesse anknüpfen. So können Sie Mitarbeitenden Zugriff auf diesen Ablageordner geben, damit die Dokumente bearbeitet werden können, Sie können die Dokumente herunterladen, per Mail weiterleiten oder aber eine weitere Automatisierung zum Upload an einen Drittanbieter einrichten.
Wie das funktioniert, lesen Sie hier:
Wie kann ich eine Automatisierung zu Drittanbietern (OneDrive, Dropbox, GoogleDrive, etc.) einrichten?
Automagic Workflows stehen Ihnen ab dem Business Standard Tarif zur Verfügung. Sprechen Sie uns gerne an unter hello@getcaya.com.
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Ja – Sie können einzelne oder mehrere Dokumente als PDF oder ZIP-Datei exportieren. Wenn Sie Dokumente lokal speichern oder archivieren möchten, können Sie diese ganz einfach aus der Caya Plattform herunterladen. So geht’s: ? Einzelne Dokumente ...