Digitalisierung & Scans
Was passiert mit verderblichen Waren in Warensendungen?
Unser Unternehmen digitalisiert eingehende Post, um Ihnen eine effiziente und umweltfreundliche Lösung zur Verwaltung Ihrer Dokumente zu bieten. In diesem Prozess gibt es jedoch spezifische Vorgaben und Bestimmungen, die wir einhalten müssen. Leider ...
Kann ich meine Briefe filtern?
Ja, Sie haben die Möglichkeit, Ihre Dokumente nach (derzeit) zwei Kategorien zu filtern: Datum Status Original Hierzu wählen Sie einfach das Dropdown-Menü in einer Übersichtsansicht (Posteingang, Ablage, Papierkorb, Originale verwalten) neben den ...
Was bedeutet die manuelle Ergänzung der Kundennummer?
Wenn Ihre Briefe bei uns im Scancenter ankommen, ordnen wir diese anhand Ihrer Kundennummer zu. Diese ist Teil Ihrer Postboxadresse (Wo finde ich meine Kundennummer?). Falls Ihre Kundennummer nicht auf dem Umschlag zu finden ist, können wir Ihre Post ...
Kann ich einen erneuten Scan (Re-Scan) beantragen?
Ein erneuter Scan ist nur möglich, wenn die Qualität des Scans die Lesbarkeit beeinträchtigt. Ein erneuter Scan ist ausgeschlossen, wenn es sich hierbei um Post handelt, welche nicht vollständig von uns gescannt werden kann. Hierzu gehören ...
Wo finde ich die Dokumenten-ID?
Die Dokumenten-ID eines bestimmten Briefes können Sie einfach in der Adressleiste Ihres Browsers sobald Sie das entsprechende Dokument geöffnet haben. Es ist die Kombination aus Zahlen und Buchstaben, die nach https://app.caya.com/app/document/ ...
Was passiert mit Nachnahme-Briefen?
Nachnahme-Briefe werden nicht von uns angenommen. Stattdessen werden sie an den Absender zurückgesendet.
Was passiert mit Behördenbriefen?
Post von Ämtern, Behörden und Gerichten können Sie bequem in Ihrem Caya Account empfangen. Bitte beachten Sie, dass manche Behörden lokale, alternative Briefzusteller nutzen, um Post zuzustellen. In diesem Fall benötigen Sie einen Nachsendeauftrag ...
Warum wird der Umschlag mitgescannt?
Der Umschlag ist ein wichtiger Teil des Dokuments. Er kann notwendige Informationen enthalten, die die Verwaltung der Post vereinfachen, z.B. wenn es sich um ein Einschreiben handelt. Außerdem können Sie über den Umschlag nachverfolgen, wann und über ...
Kann ich Dokumente zu Caya hochladen?
Ja, Sie können eigene Dokumente im PDF Format in Ihrem Caya Account hochladen und so Ihre gesamte Korrespondenz über den CAYA Account verwalten. Um ein Dokument hochzuladen, loggen Sie sich in Ihren Caya Account ein und gehen auf "PDF hochladen". Sie ...
Wie funktioniert die Digitalisierung der Post?
Die Digitalisierung Ihrer Post erfolgt in einem automatisierten und standardisierten Prozess. In unseren Produktionsstrecken kommen Hochleistungsscanner und -brieföffner zum Einsatz, die für den Industriebedarf im Einsatz sind. Stündlich werden so ...
Was passiert mit Post, die nicht gescannt werden kann?
Wir digitalisieren sämtliche Post, die bei uns eintrifft. Dies beinhaltet neben normalen Briefen und üblicher Eingangspost beispielsweise auch Einschreiben. Folgende Post kann nicht oder nur mit Einschränkungen digitalisiert werden: Post, die wir ...
Wie können die Briefe digitalisiert werden, wenn sie nicht gelesen werden?
Die Digitalisierung Ihrer Post erfolgt in einem hochautomatisierten und -standardisierten Prozess. In unseren Produktionsstrecken kommen Produktionsscanner und -brieföffner zum Einsatz, welche für den Industriebedarf hergestellt werden. Stündlich ...
Gibt es Post, die von Caya nicht digitalisiert werden kann?
Wir digitalisieren sämtliche Post, die bei uns eintrifft. Dies beinhaltet neben normalen Briefen und üblicher Eingangspost beispielsweise auch Einschreiben. Folgende Post kann nicht oder nur mit Einschränkungen digitalisiert werden: Post, die wir ...
Wie funktioniert die automatische Brieföffnung?
Die Zusteller stellen uns die Post gesammelt bereit. Die Bereitstellung erfolgt nach Formaten sortiert. Die Post wird anschließend ins CAYA-Scancenter gebracht. Im Scancenter wird Post, die maschinell verarbeitet werden kann, maschinell geöffnet. ...
Wie schnell erfolgt der Scan meiner Post?
Wir digitalisieren Ihre Post tagesaktuell, sobald uns diese zugestellt wurde. In Ausnahmefällen, wie beispielsweise bei besonderen Dokumententypen oder bei unerwartet hohem Postaufkommen, kann es zu leichten Verzögerungen kommen. In jedem Fall steht ...
Kann ich Post oder Belege gesammelt an Caya senden?
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Postbox-Adresse an Familie, Freunde, Geschäftspartner und Firmen weiterzugeben, damit Sie auch Briefpost ohne Nachsendeauftrag über uns empfangen können. Sie können gesammelt Dokumente an ihre Postbox senden. Bitte ...
An welchen Tagen digitalisiert Caya meine Post?
Wir digitalisieren Ihre Post täglich von Montag bis Freitag. Die digitale Bereitstellung in Ihrem Caya-Account erfolgt tagesaktuell. Ausgenommen sind gesetzliche Feiertage in Berlin und Bayern.
Wie lange werden digitale Dokumente gespeichert?
Sobald Ihre Briefe digitalisiert wurden, haben Sie dauerhaften Zugriff auf Ihre digitalen Dokumente. Bei einer Kündigung werden wir Ihren Account auf einen Free Account umstellen. Ihr Caya Account bleibt 30 Tage nach Ihrer Kündigung aktiv, damit Sie ...
Sind die digitalen Dokumente durchsuchbar?
Durch unser Texterkennungsprogramm (Was bedeutet OCR (Texterkennung)?) ist es Ihnen ermöglicht, Ihre Briefe ganz einfach zu durchsuchen. Gehen Sie hierfür einfach auf das Lupensymbol in der Navigationsleiste des geöffneten Dokuments und geben Sie das ...
Was bedeutet OCR (Texterkennung)?
OCR bedeutet Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung). Dieser Prozess wird häufig auch als Texterkennung bezeichnet. Diese Technologie erlaubt die Erkennung einzelner Schriftzeichen, wodurch Ihre digitalen Briefe durchsuchbar werden. ...
In welcher Auflösung werden meine Dokumente gescannt?
Die Dokumente werden in einer Auflösung von 300 dpi (dots per inch) gescannt. Diese Auflösung ist eine Standardgröße aus der Druckindustrie, die eine hochauflösende Darstellung garantiert.
Kann Caya Einschreiben für mich annehmen?
Ja, sämtliche Briefpost inkl. Einschreiben, die zu CAYA weitergeleitet werden, kann von uns entgegengenommen, gegengezeichnet, für Sie geöffnet und digitalisiert werden. Im Scanprozess unterscheiden sich diese Sendungen nicht von der herkömmlichen ...
Digitalisiert CAYA gebundene oder getackerte Post?
Von gebundener Post, Magazinen und Broschüren digitalisieren wir in der Regel nur die erste Seite sowie gegebenenfalls die Rückseite. Dies gilt auch für Unterlagen, die wir andernfalls beim Scannen beschädigen würden. Heftklammern und Tackernadeln ...
Welche Post digitalisiert Caya?
Technisch haben wir die Möglichkeit, alle Post zu digitalisieren, die bei uns ankommt. Mit Briefen kann die gesamte Funktionspalette von Caya genutzt werden. Falls Sie Fragen zu bestimmten Sendungen haben, schauen Sie sich einfach weiter in diesem ...
Werden Pakete und Warensendungen auch zu Caya umgeleitet?
Pakete sind vom Nachsendeauftrag ausgenommen. Es kann allerdings vorkommen, dass Warensendungen doch bei uns ankommen, wenn sie z.B. als Maxibrief oder Päckchen verschickt wurden. Der bewährteste Weg, um bestimmte Sendungen zu Ihnen kommen zu lassen, ...
Was passiert mit Konzertkarten?
Da Konzertkarten häufig als Briefe verschickt werden, kommen diese auch bei uns an. Wir digitalisieren sie und stellen sie wie gewohnt in Ihrem Posteingang zur Verfügung. Der bewährteste Weg, um bestimmte Sendungen direkt zu Ihnen kommen zu lassen, ...
Was passiert mit SIM-Karten?
Der bewährteste Weg, um bestimmte Post-Sendungen direkt zu Ihnen kommen zu lassen, ist, dass Sie bei allen Online-Bestellungen eine alternative Zustelladresse angeben. Dies kann z.B. Ihr Büro oder aber eine Packstation sein. Dazu können Sie die ...
Warum ist im Scan nur ein Umschlag zu sehen?
Damit Ihre eingehenden Briefe geöffnet werden, ist es erforderlich, dass Ihre Caya-Postboxnummer (Was ist die CAYA-Postbox?) auf dem Umschlag angegeben sowie der Empfänger des Briefs in unserer Kundendatenbank zu Ihrem Account hinterlegt ist. Sollten ...
Was passiert mit TAN-Briefen, Bank- und Kreditkarten?
TAN-Briefe, Bank- und Kreditkarten werden häufig als Briefe verschickt und dadurch vom Nachsendeauftrag erfasst. Allerdings kann es sein, dass Banken ihre Zusendungen in einigen Fällen mit einer sogenannten Vorausverfügung versehen. Diese Briefe ...
Was passiert, wenn ich Magazine und Zeitungen bekomme?
Magazine (Pressesendungen) und Zeitungen (Postvertriebsstücke) sind regulär vom Nachsendeauftrag ausgenommen. Mehr dazu finden Sie hier: Welche Sendungen sind vom Nachsendeauftrag ausgenommen?
Was ist mit handschriftlicher Post und Postkarten?
Selbstverständlich digitalisieren wir auch handschriftliche Post und Postkarten für Sie. Hierbei gilt es zu beachten, dass die Texterkennung bei Handschriften nicht so exakt wie bei gedruckter Post arbeiten kann. Dies bedeutet, dass in Ihrem ...
Ab wann kann ich meine Post lesen?
Was den Zeitraum angeht, können wir leider nur genaue Angaben für unsere Prozesse machen. Mit anderen Worten, wir digitalisieren Ihre Post sobald uns diese zugestellt wurde. In der Regel funktioniert dies tagesaktuell. Nur in Ausnahmefällen, wie ...
Welches Dateiformat werden meine digitalen Dokumente haben?
Ihre Post wird Ihnen in einem hochauflösenden (300dpi) und farbigen PDF-Format zur Verfügung gestellt. Dennoch wird das PDF-Dokument aufgrund einer effizienten Komprimierung im Regelfall die Größe von 100 KB nicht übersteigen. Um eine schnelle ...
Was kann ich mit meiner digitalen Post alles machen?
Sie können Ihre digitalisierte Post im Volltext durchsuchen, herunterladen (einzeln oder gebündelt), Tags erstellen, sie ausdrucken, löschen, archivieren und bei Bedarf auch an sich selbst zurückschicken lassen („Original anfordern“). Informationen ...