Help Center first drafts

Wir digitalisieren Ihre Post täglich von Montag bis Freitag ab 07:00 Uhr morgens. Die digitale Bereitstellung in Ihrem CAYA-Account erfolgt tagesaktuell. Ausgenommen sind gesetzliche Feiertage in Berlin.

Wie schnell erfolgt der Scan meiner Post?

Was passiert mit Post die nicht gescannt werden kann?

Kann ich Post oder Belege gesammelt an CAYA senden?

Wie funktioniert die Digitalisierung der Post?

Kann ich Dokumente per E-Mail an CAYA weiterleiten?

Kann ich Dokumente zu CAYA hochladen?

Digitalisiert CAYA gebundene oder getackerte Post?

Wieso wird der Umschlag mitgescannt?

Wie sieht ein Scan aus?

Probleme beheben

Ein Scan hat eine schlechte Qualität. Was kann ich tun?

Ein Brief wurde nicht vollständig gescannt. Was kann ich tun?

Ein Scan wurde verspätet bereitgestellt. Was kann ich tun?

Ich vermisse einen Brief. Was kann ich tun?

Kann ich einen erneuten Scan (Re-Scan) beantragen?

Sonderformate

Erste Schritte

#Was ist mit handschriftlicher Post und Postkarten?

Selbstverständlich digitalisieren wir auch handschriftliche Post und Postkarten für Sie. Hierbei gilt es zu beachten, dass die Texterkennung bei Handschriften nicht so exakt wie bei gedruckter Post arbeiten kann. Dies bedeutet, dass in Ihrem CAYA-Account die Betreffzeile und der Absender ggf. nicht wie gewohnt angegeben werden können.

Dies kann auch zu leichten Verzögerungen bei der Zustellung führen, da die Weiterleitung bei der Deutschen Post bzw. die maschinelle Verarbeitung bei uns ggf. nicht möglich ist.^[a]^[b]^[c]

Was passiert, wenn ich Magazine und Zeitungen bekomme?

Was passiert mit TAN-Briefen oder Bank- und Kreditkarten?

Was ist mit anderen Sendungsformaten (Magazine, Maxibrief, etc.)?

#Was passiert mit Werbeprospekten?

Werbeprospekte werden Ihnen weiterhin an Ihrer Adresse zugestellt. Sie können dies natürlich mit einem Keine Werbung Aufkleber am Briefkasten verhindern.

Was passiert mit SIM-Karten?

Was passiert mit Behördenbriefen?

Was passiert mit Konzertkarten?

Werden Pakete, Päckchen und Warensendungen auch zu CAYA umgeleitet?

Was passiert mit meinen Briefen, wenn ich CAYA nutze?

Welche Post digitalisiert CAYA?

Kann CAYA Einschreiben für mich annehmen?

Was passiert mit Nachnahme-Briefen?

Tarife, Vertrag & Abrechnung

Erste Schritte

#Welche Tarife gibt es?

Unsere Tarife unterscheiden sich in Privatkunden- und Geschäftskundentarife.

Jede Tarifart hat drei Abstufungen, die sich in Umfang und Preis unterscheiden. So stellen wir sicher, dass für jeden Typ von Empfänger ein Tarif vorhanden ist. Um Für Sie noch flexibler zu sein, bieten wir monatlich und jährlich kündbare Verträge an.

Alle Informationen zu unseren Tarifen finden Sie hier:

Privatkundentarife

Geschäftskundentarife

#Welcher Tarif passt zu mir?

Letztendlich müssen Sie selbst entscheiden, welcher Tarif zu Ihnen passt. Wir können Ihnen nur eine Übersicht geben, die auf unseren Erfahrungen beruht.

Sie sind eine private Einzelperson?

Schauen Sie sich zuerst den Minimalist-Tarif an. Hier haben Sie kostengünstig (ab 3,99€/Monat) die Möglichkeit, Ihre Briefe digital zu empfangen.
Für etwas mehr Komfort (z.B. regelmäßige Sammelsendungen) ist der Single-Tarif eine lohnende Investition.

Sie wünschen, dass die gesamte Post Ihrer Familie (2-5 Personen) digitalisiert wird?

Unser Family-Tarif ist auf Sie zugeschnitten! Hier haben Sie den gesamten Komfort des Single-Tarifs für bis zu 5 Empfänger inklusive.

Sie sind selbstständig oder ein kleines Unternehmen?

Parallel zu dem Minimalist-Tarif bietet der Business-Tarif eine kostengünstige Möglichkeit (ab 9,99€/Monat), Ihre Geschäftsbriefe digitale zu empfangen
Bei höheren Postvolumen bietet sich der Business+-Tarif an, bei dem monatliche Sammelsendungen und ein 5x so hohes Postvolumen inklusive sind.

Sie arbeiten für einen Mittelständler/Hidden Champion?

Unser Enterprise-Tarif hat alles, was Sie wünschen. Großes Postvolumen, günstige Extra-Scans, Sammelsendungen: Hier haben Sie das gesamte Paket.

Falls Sie sich noch nicht sicher sind, schauen Sie auf unseren Tarif-Seiten vorbei!

Privatkundentarife

Geschäftskundentarife

Sollte ich einen Geschäfts- oder Privatkundentarif wählen?

Wenn Unternehmer im Sinne von §19^[d]^[e] dann Geschäftskundentarif -> Check was dazu gehört.
Ansonsten Privatkundentarif

#Welche Vertragslaufzeiten gibt es?

Wir bieten zwei Arten von Vertragslaufzeiten an:

Monatlich kündbar
Jährlich kündbar

Die monatlich kündbaren Tarife bieten sich für kurzfristige Unternehmungen wie z.B. einen längeren Auslandsaufenthalt (z.B. zwei Monate an), wobei die Flexibilität für einen leicht höheren Preis sorgt.

Die jährlich kündbaren Tarife sorgen bei Ihnen und uns für Planungssicherheit und sind die preiswerte Möglichkeit, Ihre Briefe zu digitalisieren.

Achtung: Nachsendeaufträge können nur für 12 Monate gestellt werden, weshalb sich jährliche Tarife bei der Wahl eines Nachsendeauftrags anbieten.

#Welche Zahlungsmethoden werden akzeptiert?

Sie haben die Möglichkeit Ihren CAYA-Tarif mittels

Kreditkarte,
PayPal oder
Lastschrift/Bankeinzug (SEPA)

zu zahlen. Sie können die Zahlungsmethode direkt im Registrierungsprozess hinterlegen.

Wir akzeptieren derzeit folgende Kreditkarten:

MasterCard
Visa
American Express
DinersClub
JBC

Sie können Ihre Zahlungsmethode jederzeit aktualisieren. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

Öffnen Sie die CAYA Website und loggen Sie sich ein
Klicken Sie auf Einstellungen im linken Seitenmenü
Klicken Sie auf den blauen Button "Abo verwalten"
Es öffnet sich ein Fenster, wählen Sie hier den Punkt “Zahlungsmethoden”

Weitere Infos hierzu finden Sie auch im Beitrag: Wie kann ich meine Zahlungsmethode ändern?

#Was gilt als ein Empfänger?

Ein Empfänger ist definiert als ein Unternehmen oder ein Privatperson an einem Ort.

Beispiele:

Eine dreiköpfige Familie sind drei Empfänger.
Eine Privatperson mit einer Adresse in Berlin und einer Adresse in Köln gilt als zwei Empfänger.
Ein Unternehmen mit Firmensitz in Stuttgart ist ein Empfänger.

In unseren Geschäftskundentarifen können Sie beliebig viele Empfänger zu Ihrem Account hinzufügen. Auch haben Sie so die Möglichkeit, Ihre Privatpost in Ihrem Geschäftskonto zu empfangen.

#Was ist die Fair-Use-Policy?

Wir möchten den CAYA-Service unseren Kunden so günstig, serviceorientiert und einfach wie möglich zur Verfügung stellen. Deshalb bieten wir für die normale Nutzung unseren Privatkunden einen Flatrate-Preis - basierend auf statistischen Durchschnittswerten. Dies ist unsere sogenannte Fair-Use-Policy.

Unsere Privatkundentarife sind für Personen mit durchschnittlichem Postaufkommen gedacht. Ein durchschnittlicher deutscher Haushalt erhält beispielsweise 21 Briefe pro Monat. Zu Ihrer Sicherheit planen wir im

Minimalist Tarif mit bis zu 20 Briefen,
im Single Tarif mit bis zu 30 Briefen
und im Family Tarif mit bis zu 50 Briefen pro Monat.

Damit sind Sie definitiv auf der sicheren Seite. Und sollten Sie von Zeit zu Zeit doch einmal etwas mehr Briefe erhalten, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Wir werden in diesen Fällen niemals den Service einstellen oder unangekündigt Mehrkosten berechnen.

Sollten Sie diese Richtwerte auf regelmäßiger Basis erreichen bzw. überschreiten, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen und über mögliche Tarifanpassungen sprechen.

#Kann ich einen Starttermin für den Vertragsbeginn festlegen?

Es ist nicht möglich, einen Starttermin für den Vertragsbeginn festzulegen. Sobald Sie die Buchung abschließen, beginnt die Laufzeit Ihres Vertrags mit CAYA.

Wenn Sie wissen, dass Sie ab einem bestimmten Datum Ihre Post digitalisiert empfangen möchten (z.B. Beginn eines Auslandsaufenthalts), sollten Sie darauf achten, dass Sie den Nachsendeauftrag mindestens 10 Tage vor diesem Termin buchen. Nach unseren Erfahrungswerten ist dies der Zeitraum, in dem eine Postweiterleitung von der Deutschen Post funktionell aufgesetzt werden kann

#Was ist meine Vertragslaufzeit?

Je nach Tarif, den Sie gewählt haben, ist Ihr Vertrag monatlich bzw. Jährlich kündbar.

Diese Information können Sie im Webportal unter

Einstellungen (Seitenmenü)
Mein Account (obere Reiter)
Untermenü Tarif

nachschauen. Die Information zu Ihrem Vertragsbeginn entnehmen Sie aktuell in dem oben genannten Untermenü über

Abo verwalten
Rechnungsverlauf

Das Datum Ihrer ersten Rechnung ist gleichzeitig Ihr Vertragsbeginn.

#Was ist der "Free Account"?

Als Free Account bezeichnen wir Ihren Account, falls Sie Ihren Vertrag bei uns gekündigt oder pausiert haben. Ihr CAYA-Account wird auf einen kostenfreien Zugang umgestellt, Ihre Zugangsdaten behalten Ihre Gültigkeit.

So haben Sie weiterhin die Möglichkeit, auf Ihre bis dahin empfangene Post zuzugreifen und ihren Account bei Bedarf wieder zu aktivieren.

Allerdings bekommen Sie im Free Account keine neue Post mehr digital zugestellt und Sie können keine Originale anfordern.

#Wie lauten Ihre Preise?

Unsere aktuellen Preise können Sie jederzeit unsere Tariftabelle entnehmen:

Privatkundentarife

Geschäftskundentarife

#Ich habe einen Haupt- und einen Zweitwohnsitz. Passt der Single Tarif für mich?

Falls Sie an beiden Wohnsitzen Ihre Briefe digital empfangen möchten, empfehlen wir den Family-Tarif. In diesem Fall gelten Sie nämlich als zwei Empfänger, da ein Empfänger als eine Privatperson an einem Wohnsitz definiert ist (Mehr dazu in diesem Artikel: Was gilt als ein Empfänger?)

Der Single-Tarif gilt nur für einen Empfänger. Im Family-Tarif können Sie bis zu 5 Empfänger hinzufügen.

Probleme beheben

#Wie kann ich meine Zahlungsmethode ändern?*

Ihre Zahlungsmethode können Sie aktuell nur in unserem Webportal ändern.

Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

Klicken Sie auf Einstellungen (Seitenmenü)
Wählen Sie oben rechts den Reiter Mein Account
Klicken Sie auf den blauen Button Abo verwalten

Ein Popup-Menü öffnet sich. Wählen Sie nun hier::

Den Link Zahlungsmethoden
Im folgenden Fenster sehen Sie Ihre aktuelle Zahlungsmethode. Klicken Sie auf Zahlungsmethode bearbeiten
Im nächsten Fenster haben Sie die Möglichkeit, Ihre Zahlungsmethode umzustellen bzw. zu aktualisieren.

Welche Zahlungsmethoden wir anbieten, können Sie hier lesen: Welche Zahlungsmethoden werden akzeptiert?

#Wie kann ich herausfinden, wofür Geld abgebucht wurde?

Diese Information können Sie im Webportal aus Ihrem Rechnungsverlauf entnehmen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

Wählen Sie Einstellungen (Seitenmenü)
Danach Mein Account (obere Reiter)
Schauen Sie auf das Untermenü Tarif

Klicken Sie auf Abo verwalten (Blauer Button)
Wählen Sie im Popup-Menü Rechnungsverlauf

Hier sind alle Ihre Rechnungen aufgelistet. Sie beschreiben exakt, wofür wir Geld abgebucht haben.

#Wo finde ich meine Rechnungen?*

Ihre Rechnungen können Sie im Webportal finden. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

Wählen Sie Einstellungen (Seitenmenü)
Danach Mein Account (obere Reiter)
Schauen Sie auf das Untermenü Tarif

Klicken Sie auf Abo verwalten (Blauer Button)
Wählen Sie im Popup-Menü Rechnungsverlauf

Hier sind alle Ihre Rechnungen aufgelistet. Sie können sie über einen Klick auf Herunterladen einsehen.

#Warum wurde mein Lastschriftverfahren durch CAYA gekündigt?

Wir beenden das Lastschriftverfahren mit Ihnen wenn es zu einer Rücklastschrift kommt, eine Lastschrift also nicht eingelöst werden kann, beispielsweise aufgrund fehlender Deckung. Wenn Sie weiterhin Lastschriften wünschen, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Sofern sich Ihre Bankverbindung geändert haben sollte, informieren Sie uns bitte.

Wir bitten um Verständnis, dass wir das Lastschriftverfahren erst wieder anbieten können, sobald die ausstehenden Beträge beglichen wurden. Hierzu haben Sie von uns eine E-Mail erhalten.

Bitte beachten Sie, dass uns durch eine Rücklastschrift kosten entstehen (Bearbeitungsgebühren Ihrer Bank sowie des Zahlungsdienstleisters Stripe oder GoCardless). Diese Kosten reichen wir stets ohne eigene Bearbeitungsgebühr an Sie weiter. Eine Mahngebühr kann bei Überfälligkeit erhoben werden.

Wo kann ich meine offenen Rechnungen einsehen?*

#Wie kann ich meinen Tarif wechseln?*

Sie können Ihren Tarif ganz bequem im Webportal wechseln. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

Wählen Sie Einstellungen (Seitenmenü)
Danach Mein Account (obere Reiter)
Schauen Sie auf das Untermenü Tarif

Klicken Sie auf Abo verwalten (Blauer Button)
Wählen Sie im Popup-Menü den weißen Kasten, der Ihre aktuellen Tarifdetails enthält
Im nächsten Fenster klicken Sie unten auf Abonnement bearbeiten
Wählen sie Ihren gewünschten neuen Tarif im Dropdown-Menü (blauer runder Kasten)
Klicken Sie schließlich auf Abonnement aktualisieren, um den Wechsel zu bestätigen

#Was passiert wenn ich mehr Briefe empfange als in meinem Tarif enthalten sind?

Für Geschäftskunden

Unsere Tarife für Geschäftskunden beinhalten ein Inklusivvolumen für empfangene Post.
Dieses können Sie der Tarifbeschreibung unter getcaya.com/tarife-geschaeftskunden entnehmen (“Scans inklusive”) oder unter usecaya.com -> Einstellungen einsehen.
Sollten Sie mehr Briefe empfangen als in Ihrem Tarif inklusive berechnen wir für jeden weiteren Scan Zusatzkosten. Die Kosten hierfür können Sie der Tarifseite entnehmen (“Zusätzliche Scans”).

Für Privatkunden

Unsere Tarife für Privatkunden unterliegen einer Fair-Use-Policy. In dieser ist je nach Tarif eine bestimmte Menge an empfangenen Briefen vorgesehen. Über 99 % unserer Kunden überschreiten die angegebene Briefmenge zu keinem Zeitpunkt.
Sollten Sie regelmäßig mehr Briefe empfangen, als in Ihrem Tarif vorgesehen setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung um ein Upgrade in einen anderen Tarif vorzunehmen.
In keinem Fall berechnen wir Ihnen unangekündigt Mehrkosten.

#Ich möchte meinen Vertrag pausieren. Ist dies möglich?

Um Ihren Vertrag vorübergehend zu pausieren gehen Sie bitte wie folgt vor:

Kündigen Sie Ihr CAYA-Abo formlos, unter Angabe Ihrer Kundennummer via E-Mail an hello@getcaya.com.
Informieren Sie in der E-Mail darüber, dass Sie CAYA gerne ab einem gewünschten Datum (wir bitten um Angabe) wieder nutzen möchten.
Kündigen Sie eventuelle Nachsendeaufträge. Wie Sie Ihre Nachsendeaufträge kündigen, lesen Sie in diesem Artikel: Wie kann ich meinen Nachsendeauftrag kündigen?

Ihr Account wird in diesem Fall zu einem Free Account umgestellt (Lesen Sie hier, was das für Sie bedeutet: Was ist der "Free Account"?). In diesem können Sie keine Post mehr empfangen und auch keine Originale anfordern. Zu dem gewünschten Zeitpunkt upgraden wir Sie bequem wieder in den entsprechenden Tarif, sodass Ihnen wieder alle Funktionen und Leistungen von CAYA zur Verfügung stehen.

#Ich habe einen Brief von PairFinance erhalten, was bedeutet das?

Wir haben Verständnis dafür, dass die Zahlung einer überfälligen Rechnung im täglichen Stress des Berufsalltags auch mal vergessen werden kann. Deshalb erinnern wir an offene Rechnungen, bevor wir eine Mahnung versenden. Erst, wenn auch auf unsere Mahnungen nicht reagiert wird, übergeben wir eine Rechnung an unseren Inkassodienstleister PairFinance.

Bei allen Fragen zu dem Vorgang, müssen Sie sich direkt an PairFinance wenden. Sie haben die Kontaktdaten und die Vorgangsnummer in dem Schreiben von PairFinance erhalten. In vielen Fällen können Sie den Sachverhalt direkt mit PairFinance klären.

Da der Vorgang von uns an PairFinance übergeben wurde, können wir ab diesem Zeitpunkt nicht mehr direkt in den Sachverhalte eingreifen. Es ist zwingend notwendig, dass Sie direkt Kontakt mit PairFinance aufnehmen.

Sollten Ihnen die Kontaktdaten nicht mehr vorliegen wenden Sie sich bitte an:

+49 (0) 30 340 602 950 (Mo-Fr, 09:00-19:00)

kundenservice@pairfinance.com

#Wie kann ich meine Umsatzsteueridentifikationsnummer hinterlegen?

Um Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer hinterlegen zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor:

Im Webportal, klicken sie auf Einstellungen im Seitenmenü
Wählen Sie Mein Account im Reitermenü oben links.
Im Unterpunkt Tarif sehen sie den blauen Button Abo verwalten. Klicken Sie auf ihn.
Im folgenden Popup-Fenster, klicken Sie auf den Link Rechnungs- und Versandadressen
Klicken Sie anschließend auf Ihre aktuelle Rechnungsadresse
Im folgenden Fenster können Sie Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer hinterlegen und damit Ihre Rechnungsadresse aktualisieren.

Sofort- & Sammelsendungen

Erste Schritte

#Was ist eine Sofortsendung?

Als Sofortsendung bezeichnen wir die Anforderung von Originaldokumenten von Ihrer Seite. Die Sofortsendung ist jederzeit möglich und kostet

in Privatkundentarifen 0,99€ pro Brief (zzgl. Porto)
und in Geschäftskundentarifen 1,19€ pro Brief (zzgl. Porto)

Die Sofortsendung setzen Sie durch Auswahl des Optionspunkts Original anfordern im Optionsmenü eines Dokuments in Gang. Mehr Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel: Kann ich mir Originalbriefe zusenden lassen?

Der Versand erfolgt daraufhin oft noch am gleichen Tag, stets jedoch spätestens am nächsten Werktag, sodass die Unterlagen schnellstmöglich bei Ihnen eingehen.

#Was ist eine Sammelsendung?

Als Sammelsendung bezeichnen wir optionale, regelmäßige Sendungen von Originalen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Im Gegensatz zu Sofortsendungen haben Sie nicht die Möglichkeit, Originale direkt anzufordern, sondern müssen auf den Termin der Sendung warten. Jedoch haben Sie natürlich auch hier die Wahl, welche Briefe Sie gerne im Original hätten.

Diese Sammelsendungen sind für Sie kostenfrei (innerhalb Deutschlands).

In Privatkundentarifen senden wir Ihnen alle drei Monate eine Sammelsendung
In Geschäftskundentarifen senden wir Ihnen monatlich eine Sammelsendung

Den nächsten Termin für Ihre Sammelsendung können Sie im Webportal dem Reiter Lieferung Originale unter Einstellungen entnehmen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel Wie finde ich heraus, wann die nächste Sammelsendung kommt?

Achtung: Sammelsendungen sind nicht Teil der Minimalist - und Business-Tarife.

#Gibt es in allen Tarifen eine Sammelsendung?

Aktuell sind die Sammelsendungen in allen Tarifen außer dem

Minimalist- und dem
Business-Tarif

enthalten. Im

Single- und im
Family-Tarif

können Sie alle drei Monate eine Sammelsendung beantragen (hier klicken für mehr Infos), im

Business+- und
Enterprise-Tarif

sogar monatlich. In den verbliebenen beiden Tarif können sie natürlich jederzeit auf unsere Sofortsendungen zurückgreifen, wenn Sie ein Originaldokument benötigen.

Alle Tarifeigenschaften finden Sie auch unter:

Für Privatkunden: https://www.getcaya.com/tarife-privatkunden
Für Geschäftskunden: https://www.getcaya.com/tarife-geschaeftskunden

#Wie kann ich die Sammelsendung pausieren?*

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Sammelsendungen zu pausieren. Gehen Sie hierfür einfach im Webportal über

Einstellungen (Seitenmenü),
Lieferung Originale (Reitermenü)
und klicken Sie auf den Schieberegler unter Möchten Sie Originale zugeschickt bekommen?
Wenn der Schieberegler grau erscheint, sind Ihre Sammelsendungen pausiert

#Wie kann ich die Sammelsendung aktivieren?*

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Sammelsendungen zu aktivieren. Gehen Sie hierfür einfach im Webportal über

Einstellungen (Seitenmenü),
Lieferung Originale (Reitermenü)
und klicken Sie auf den Schieberegler unter Möchten Sie Originale zugeschickt bekommen?
Wenn der Schieberegler blau erscheint, sind Ihre Sammelsendungen aktiviert

#Was ist der Unterschied zwischen Sofort- und Sammelsendungen?

Die Sofortsendung beschreibt

die sofortige (=Versand spätestens am nächsten Werktag) Lieferung der gewünschten Originale.
Sie ist für alle Tarife verfügbar.
Sie ist auf 15 Dokumente beschränkt
Die Sofortsendung ist kostenpflichtig. Diese Kosten belaufen sich auf

in Privatkundentarifen 0,99€ pro Brief (zzgl. Porto) .
und in Geschäftskundentarifen 1,19€ pro Brief (zzgl. Porto).

Die Sofortsendung ist also für dringende Dokumente bestens geeignet.

Im Gegensatz dazu ist die Sammelsendung eine

Regelmäßige Lieferung Ihrer originale zu einem fixen Datum (Wie sie das nächste Datum herausfinden, lesen Sie hier: Wie finde ich heraus, wann die nächste Sammelsendung kommt?)
Sie ist in allen Tarifen außer dem Minimalist- und Business-Tarifen enthalten
Die Sammelsendung umfasst unbeschränkt viele Dokumente
Bis zu 20 Tage vor dem Versanddatum können Sie Ihre Dokumente zu Ihrer nächsten Sammelsendung hinzufügen (Stichtag)

Die Sammelsendung eignet sich für Dokumente, die Sie irgendwann im Original benötigen, jedoch nicht dringend.

#Wie finde ich heraus, wann die nächste Sammelsendung kommt?*

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, das Datum für die nächste Sammelsendung (falls im Tarif verfügbar) einzusehen. Gehen Sie hierfür einfach im Webportal über

Einstellungen (Seitenmenü),
Lieferung Originale (Reitermenü)
und im Menüpunkt Möchten Sie Originale zugeschickt bekommen? können Sie den Stichtag für die Auswahl der Dokumente einsehen. Dieser liegt ca. 20 Tage vor dem Versanddatum Ihrer Sammelsendung.

#Wie erfolgt der Versand von Sendungen?

Wir versenden Originaldokumente ausschließlich als versichertes Paket. Dabei ist es unabhängig davon, ob es sich um eine Sofort- oder Sammelsendung handelt.

Diese Versandart hat drei große Vorteile:

Sie können das Paket auch an der Adresse empfangen, für die Sie einen Nachsendeauftrag gestellt haben, da Pakete von diesem ausgeschlossen sind.
Ihre Originaldokumente sind bei Paketversand versichert
Das Paket ist über eine Sendungsnummer nachverfolgbar.

Unser Regelversand für erfolgt ausschließlich über die DHL.Geschäftskunden mit einer monatlichen Sammelsendung sämtlicher Originale erhalten diese mit UPS.

#Wie lange dauert der Versand von Sendungen?

Unsere Sofortsendungen werden oft noch am selben Tag verschickt, spätestens aber am folgenden Werktag.

Die Sammelsendung wird etwa 20 Tage nach dem Stichtag für die Auswahl der Dokumente verschickt. Wie Sie diesen Stichtag im Webportal finden, erklären wir in diesem Artikel: Wie finde ich heraus, wann die nächste Sammelsendung kommt?

Achtung: Sendungen ins Ausland nehmen erfahrungsgemäß mehr Zeit in Anspruch.

#Kann ich Sendungen ins Ausland bestellen?

Ja, sie haben die Möglichkeit, Ihre Sendungen ins Ausland zu bestellen. Allerdings fallen hierfür höhere Kosten an, die sich an den Preislisten unserer Versandpartner orientieren.

Die höheren Kosten gelten sowohl für Sofortsendungen als auch für Sammelsendungen, was bedeutet, dass diese für Sie nicht mehr kostenfrei sind.

#Was sind die Kosten für die Sofortsendung?

Die Kosten für eine Sofortsendung belaufen sich auf

in Privatkundentarifen 0,99€ pro Brief (zzgl. Porto) .
und in Geschäftskundentarifen 1,19€ pro Brief (zzgl. Porto).

Der Portopreis orientiert sich an unseren Versandpartnern und kann meist mit 4,99€/Paket kalkuliert werden.

Kann ich mir Originaldokumente zusenden lassen?

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, sich Ihre Originaldokumente zusenden zu lassen

Wir liefern diese dann an Ihre Wunschadresse (An welche Adressen kann die Sammelsendung erfolgen?)

Sie haben hierfür zwei Möglichkeiten

die kostenlose Sammelsendung, die Ihnen Ihre Originaldokumente regelmäßig zukommen lässt. Hierfür müssen Sie eigenständig die dokumente, die Sie in der Sendung wünschen, im Webportal hinzufügen.
Die kostenpflichtige Sofortsendung, bei der Sie Ihre Originaldokumente so schnell wie möglich an Ihrer Wunschadresse erhalten.

Wie Sie Dokumente zu Sendungen hinzufügen, lesen Sie im Artikel Wie kann ich Dokumente zu einer Sendung hinzufügen?

#Wie kann ich Dokumente zu einer Sendung hinzufügen?

Sofortsendung:

In Webportal und App können Sie Briefe ganz einfach im Original anfordern, indem Sie

In Posteingang, Ablage oder Papierkorb gehen

auf den Button mit den drei Punkten (Optionen) neben dem Brief, das sie sofort anfordern möchten, drücken
Original(e) jetzt anfordern auswählen

Anschließend werden Sie in den Hauptmenüpunkt Lieferung Originale weitergeleitet. Sie können nun Ihre Auswahl über Lieferung jetzt anfordern bestätigen oder zurück in Posteingang, Ablage oder Papierkorb gehen, um weitere Dokumente der Lieferung hinzuzufügen (maximal 15).

Sammelsendung:

In Webportal und App können Sie Briefe ganz einfach im Original anfordern, indem Sie

In Posteingang, Ablage oder Papierkorb gehen

auf den Button mit den drei Punkten (Optionen) neben dem Brief, das sie sofort anfordern möchten, drücken
Zur nächsten Lieferung hinzufügen auswählen

Anschließend werden Sie in den Hauptmenüpunkt Lieferung Originale weitergeleitet. Sie müssen nun nichts weiter tun, die Dokumente in diesem Menüpunkt werden Ihnen mit Ihrer nächsten Sammelsendung zugeschickt.

Identisch bei beiden??

#Wie kann ich Dokumente aus einer Sendung entfernen?

Um Dokumente aus der Sendung zu entfernen, können Sie im Webportal und der mobilen App so vorgehen:

Im Seitenmenü den Menüpunkt Lieferung Originale aufrufen
Hier befinden sich alle Briefe, die Sie der nächsten Sendung hinzugefügt haben
Wählen Sie den button mit den drei Punkten (Optionen) neben dem Dokument aus, das Sie entfernen möchten
Wählen Sie aus nächster Lieferung entfernen

#An welche Adressen kann die Sammelsendung erfolgen?

Sie können Ihre Versandadresse frei wählen. Ob zu Ihnen nach hause, ins Büro oder zu Ihrer Verwandtschaft - Sie entscheiden, wohin Ihre Sammelsendung geht.

Ihre Lieferadresse können Sie unter

Einstellungen (Seitenmenü)
[Webportal]Lieferung Originale (obere Reiter)
Bzw [App] Ihre Lieferadresse

jederzeit ändern.

Da wir Dokumente ausschließlich als versichertes Paket versenden und diese vom Nachsendeauftrag ausgeschlossen sind, können Sie Ihre Originale auch an der Adresse empfangen, für die ein Nachsendeauftrag gestellt ist.

Wir versenden auch international mit der DHL. Leider können wir die Preise hier nicht vorher kalkulieren. Daher werden die Kosten für den internationalen Versand derzeit im Folgemonat in Rechnung gestellt. Die Preise für den internationalen entsprechen den Preisen der DHL, die Sie hier finden.

#Was sind die Portokosten für eine Sofortsendung?

Die Portokosten entsprechen den Versandkosten für Pakete der DHL. Diese beginnen aktuell bei 4,99€/Paket (mehr Informationen hier.

Beispiel: Sie fordern eine Sofortsendung mit 5 Dokumenten im Single-Tarif an.

5 x 0,99€ (Kosten pro Brief im Single-Tarif)

+4,99€ (Portokosten)

= 9,94€ (Gesamtkosten)

#Kann ich eine Sendung an eine Packstation senden lassen?

Sie können ohne Probleme auch Packstationen als Lieferadresse angeben. Geben Sie hierfür ein

In die Zeile Name: Ihren vollständigen Namen und (in Klammern) Ihre Postnummer
In die Zeile Straße und Hausnummer: Die Adresse der Packstation und (in Klammern) die Packstationsnummer.

Die Eingaben sollten wie folgt aussehen:

Probleme beheben

#Es fehlen Briefe in meiner Sendung, was kann ich tun?

Falls Briefe in Ihrer Sendung fehlen, sollten Sie in drei Schritten vorgehen:

Prüfen sie zuerst, ob Ihre Sendung nicht in zwei Paketen verschickt wurde. Darüber werden Sie bei Bestellung benachrichtigt. Auch werden Ihnen zwei E-Mails bzgl. Des Versands zugeschickt. Die fehlenden Briefe befinden sich wahrscheinlich im zweiten Paket.
Falls dies nicht der Fall ist, prüfen sie, ob das Paket beschädigt ist. In diesem Fall bitten wir Sie, uns zu kontaktieren.
Auch wenn beides nicht zutrifft, bitten wir Sie, uns zu kontaktieren.

#Warum wurde meine Sendung in zwei Sendungen aufgesplittet?

Wir betreiben verschiedene Scancenter und Archive in Berlin. Falls Sie eine Sendung anfordern, die aus Briefen besteht, die an verschiedenen Standorten gelagert ist, dann versenden wir diese in zwei Paketen.

Ihnen entstehen dadurch keine Mehrkosten.

#Warum erfolgt der Versand als Paket?

Der Versand erfolgt als Paket, weil ein einfacher Briefversand mit folgenden möglichen Problemen verknüpft ist:

Kein Tracking, daher haben sie als Kunde keine Gewissheit, wann Ihre Unterlagen an welchem Ort sind
Briefe sind nicht versichert, was die Verlustquote erhöht
Falls Ihre Lieferadresse die ADresse ist, für die ein Nachsendeauftrag gestellt wurde, würde eine Briefsendung wieder an uns zurückgehen

Bei einer Paketsendung existieren hingegen diese Vorteile::

Sie können das Paket auch an der Adresse empfangen, für die Sie einen Nachsendeauftrag gestellt haben, da Pakete von diesem ausgeschlossen sind.
Ihre Originaldokumente sind bei Paketversand versichert
Das Paket ist über eine Sendungsnummer nachverfolgbar.

Was passiert wenn eine Sendung nicht zugestellt werden konnte?

Eine Sendung, die nicht zugestellt werden konnte, geht anschließend an uns zurück. Wie es dann weitergeht, lesen Sie in folgendem Artikel: Was passiert, wenn meine Sendung an CAYA zurück gesendet wurde?

#Was kann ich tun, wenn das Paket bei der DHL liegen geblieben ist?

Falls Ihr Paket irgendwann einmal bei der DHL liegen bleiben sollte, können Sie sich direkt über die folgenden Links an die DHL wenden

Nur, wenn Sie auf diesem Weg keinen Erfolg haben, sollten Sie uns kontaktieren, damit wir mit der DHL Kontakt aufnehmen können, um Ihren Fall zu lösen.

#Was passiert, wenn meine Sendung an CAYA zurück gesendet wurde?

Die Sendungen, die an uns zurückgehen, werden in den normalen Posteingangsprozess eingespeist. Wir machen ein Foto vom Paket und stellen es Ihnen dann als ein einziges Dokument im CAYA-Account bereit.

Für Sie als Kunde bedeutet dies, dass Sie das Paket über die normale Originale anfordern Funktion erneut anfordern können, wie ein einfaches Dokument.

Achtung: Zwischen Eingang bei CAYA und der erneuten Bereitstellung in Ihrem Account können zwei Tage liegen, da die Pakete erst intern dem Scancenter übergeben werden müssen.

#Was passiert, wenn der Sendungsverlauf nicht weiter geht?

Wenn Ihr Sendungsverlauf stockt, bitten wir Sie, direkt die DHL über folgende Links zu kontaktieren:

Nur, wenn Sie auf diesem Weg keinen Erfolg haben, sollten Sie uns kontaktieren, damit wir mit der DHL Kontakt aufnehmen können, um Ihren Fall zu lösen.

#Warum kann ich die Anforderung im Account nicht durchführen?

Derzeit gibt es nur zwei mögliche Gründe, weshalb Sie ein Original nicht anfordern können.

Sie haben das Original bereits angefordert.
Sie besitzen eine ungültige Zahlungsmethode bzw. Ihre Kreditkarte läuft ab.

Account & Persönliche Angaben^[f]^[g]^[h]^[i]^[j]

Erste Schritte

#Wie kann ich mein Passwort ändern?*

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihr Passwort zu ändern:

Über den direkten Link: https://usecaya.com/resetpw
Loggen Sie sich aus und klicken Sie auf den Link Passwort vergessen, um Ihr Passwort zurückzusetzen.

Anschließend gehen Sie wie folgt vor:

Tragen Sie im folgenden Fenster die E-Mail-Adresse ein, die Sie zur Anmeldung bei CAYA benutzen.

Wir schicken Ihnen eine E-Mail. Folgen Sie den Anweisungen darin. Falls Sie keine E-Mail erhalten, prüfen sie bitte Ihren Spamordner.
Auf der Seite, die Sie über den Link in der E-Mail aufrufen, können Sie Ihr Passwort aktualisieren.
Bitte achten Sie darauf, dass Ihre Passwort mehr als 8 Zeichen hat. Wir empfehlen zudem, dass Sie ein einzigartiges Passwort verwenden, welches idealerweise Groß- und Kleinbuchstaben, sowie Zahlen und Sonderzeichen beinhaltet.
Nachdem Sie Ihr neues Passwort bestätigt haben, werden sie zu der Login-Seite weitergeleitet, über die Sie sich nun mit Ihrem neuen Passwort einloggen können.

#Wie kann ich meine E-Mail Adresse ändern?

Die Änderung der E-Mail-Adresse ist aktuell nur über den direkten Kontakt möglich. Bitte schreiben Sie uns dafür über hello@getcaya.com

#Wie kann ich meinen Namen ändern?*

Um Ihren Namen zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

Im Webportal, klicken sie auf Einstellungen im Seitenmenü
Wählen Sie Mein Account im Reitermenü oben links.
Im Unterpunkt Ihr CAYA-Account gibt es neben Ihrem Namen den Button Ändern. Klicken Sie auf ihn.
Sie können jetzt Ihren Namen ändern.

#Wie kann ich meine Rechnungsadresse ändern?

Um Ihre Rechnungsadresse zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

Im Webportal, klicken sie auf Einstellungen im Seitenmenü
Wählen Sie Mein Account im Reitermenü oben links.
Im Unterpunkt Tarif sehen sie den blauen Button Abo verwalten. Klicken Sie auf ihn.
Im folgenden Popup-Fenster, klicken Sie auf den Link Rechnungs- und Versandadressen
Klicken Sie anschließend auf Ihre aktuelle Rechnungsadresse
Im folgenden Fenster können Sie Ihre Rechnungsadresse aktualisieren

Kann ich meine private und geschäftliche Post in einem Account empfangen?

Wenn Sie einen Geschäftskundentarif haben, können Sie beliebig viele Empfänger hinterlegen.

Daher ist es kein Problem, dass Sie auch Ihre private Post in Ihrem geschäftlichen CAYA-Account empfangen.

Auch andersrum mit Family-Account?

#Können einem Account mehrere Benutzer zugewiesen werden?

Jeder Account hat einen Login. Das bedeutet, dass dieser auch von mehreren Benutzern genutzt werden kann. Allerdings gibt es aktuell keine Funktion, die Unteraccounts ermöglicht.

#Wie kann ich mich in meinen CAYA-Account einloggen?*

Um sich in Ihren CAYA-Account einzuloggen, besuchen Sie https://usecaya.com/login oder öffnen Sie Ihre mobile App.

Für den Login benötigen Sie

Die E-Mail, mit der Sie sich bei CAYA registriert haben
Und Ihr Passwort

Wenn die Daten korrekt sind, werden Sie in das CAYA-Portal weitergeleitet.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Daten korrekt eingeben.

#Wie kann ich CAYA kündigen?*

Die Kündigung von CAYA ist aktuell nur über den direkten Kontakt möglich. Bitte schreiben Sie uns dafür Ihren Kündigungswunsch über hello@getcaya.com .

Die Kündigung erfolgt stets zum Vertragsende mit einer vierzehntägigen Kündigungsfrist. Dies ist notwendig, damit die Postzusteller genügend Zeit zur Verfügung haben, den Nachsendeauftrag zu beenden und Ihre Post wieder zu Ihnen zu senden.

Ihr Vertrag läuft entweder auf Monats- oder Jahresbasis, abhängig davon für welchen Zeitraum Sie Ihren Tarif gebucht haben. Diese Information können Sie in Ihren "Einstellungen" unter "Abo verwalten" nachvollziehen.

Ihr Nachsendeauftrag kann unabhängig von der Kündigung Ihres CAYA-Tarifs direkt flexibel beendet werden. Gehen Sie hierfür einfach unter Einstellungen auf den Tab "Nachsendeaufträge" und klicken bei dem jeweiligen Nachsendeauftrag auf "kündigen".

#Welche Kündigungsfristen gibt es?

#Was passiert mit archivierten Originalen bei meiner Kündigung?

Um die Umwelt nicht durch unnötige Transportwege zu belasten, vernichten wir die Originale kostenfrei 4 Wochen nach dem Kündigungsdatum für Sie.

Sollten Sie dennoch Originale benötigen, schicken wir Ihnen diese nach Ablauf Ihres Tarifs kostenfrei zu. Wählen Sie vorher die jeweilige Dokumente aus Ihrem Posteingang/Dokumente mit der Funktion “Original anfordern” aus. Diese Funktion gilt einmalig für ALLE Tarife.

Wie dies im Detail funktioniert lesen Sie hier: Wie kann ich Dokumente zu einer Sendung hinzufügen?

#Was passiert mit meiner digitalen Post bei der Kündigung?

Ihr Account wird bei der Kündigung in einen sogenannten Free Account umgestellt. Sie haben weiterhin Zugriff auf die Dokumente, die Sie bis zum Kündigungstermin digital erhalten haben. Was genau der Free Account bedeutet, lesen Sie hier: Was ist der "Free Account"?

#Wie kann ich meinen Account löschen?

Die Löschung Ihres CAYA-Accounts ist aktuell nur über den direkten Kontakt möglich. Bitte schreiben Sie uns dafür über hello@getcaya.com .

#Wie kann ich meine Lieferadresse ändern?*

Um Ihre Lieferadresse zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie Einstellungen (Seitenmenü)
Anschließend im Webportal Lieferung Originale (obere Reiter)
Bzw in der App Ihre Lieferadresse

Im folgenden Formular können sie nun einfach Ihre Lieferadresse aktualisieren.

Probleme beheben

#Ich habe keinen Zugriff mehr auf meinen CAYA-Account. Wie kann ich vorgehen?

Falls Sie Probleme mit dem Login haben, gehen Sie bitte in dieser Reihenfolge vor:

Prüfen Sie erneut die Schreibweise Ihrer Login-DAten (E-Mail und Passwort). Achten Sie hierbei besonders auf die Feststelltaste. Die E-Mail-Adresse sollte immer klein geschrieben. Beim Passwort ist es wichtig, auf Groß- und Kleinschreibung zu achten.
Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen besitzen, prüfen Sie anschließend, ob es sich um die richtige E-Mail-Adresse handelt.
Setzen Sie Ihr Passwort zurück, um wieder Zugriff zu erhalten. Wie Sie hierbei vorgehen, lesen Sie hier: Wie kann ich mein Passwort ändern?

#Meine E-Mail/Passwort wird nicht erkannt.

Falls Sie Probleme mit dem Login haben, gehen Sie bitte in dieser Reihenfolge vor:

Prüfen Sie erneut die Schreibweise Ihrer Login-DAten (E-Mail und Passwort). Achten Sie hierbei besonders auf die Feststelltaste. Die E-Mail-Adresse sollte immer klein geschrieben. Beim Passwort ist es wichtig, auf Groß- und Kleinschreibung zu achten.
Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen besitzen, prüfen Sie anschließend, ob es sich um die richtige E-Mail-Adresse handelt.
Setzen Sie Ihr Passwort zurück, um wieder Zugriff zu erhalten. Wie Sie hierbei vorgehen, lesen Sie hier: Wie kann ich mein Passwort ändern?

#Ich kann mich nicht mehr in meinen Account einloggen, was kann ich tun?

Falls Sie Probleme mit dem Login haben, gehen Sie bitte in dieser Reihenfolge vor:

Prüfen Sie erneut die Schreibweise Ihrer Login-DAten (E-Mail und Passwort). Achten Sie hierbei besonders auf die Feststelltaste. Die E-Mail-Adresse sollte immer klein geschrieben. Beim Passwort ist es wichtig, auf Groß- und Kleinschreibung zu achten.
Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen besitzen, prüfen Sie anschließend, ob es sich um die richtige E-Mail-Adresse handelt.
Setzen Sie Ihr Passwort zurück, um wieder Zugriff zu erhalten. Wie Sie hierbei vorgehen, lesen Sie hier: Wie kann ich mein Passwort ändern?

Sicherheit & Datenschutz

Erste Schritte

Wo befindet sich das Scancenter von CAYA?

Caya

#Ist es möglich das Scancenter zu besichtigen?

Gerne würden gerne wir jedem unserer Kunden unsere hochautomatisierten Scancenter persönlich vorführen. Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen haben jedoch nur Mitarbeiter Zutritt zu unseren Scancentern. Eine Besichtigung unserer Scanzentren ist daher für externe Dritte nicht möglich.

Wo werden meine digitalen Dokumente gehostet?

Ist es möglich einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abzuschließen?

Welche Sicherheitsmaßnahmen kommen zum Einsatz?

Ist CAYA DSGVO-konform?

Ist CAYA GoBD-kompatibel?

Ist CAYA revisionssicher?

Wer hat Zugriff auf meine Post?

Sind meine Daten vollständig geschützt?

Nachsendeauftrag & Postweiterleitung^[k]

Erste Schritte

Was ist der Unterschied zwischen dem Nachsendeauftrag und der Postbox-Adresse?

Was ist ein Nachsendeauftrag?

Benötige ich einen Nachsendeauftrag?

Wie erfolgt die Einrichtung des Nachsendeauftrags?*

Wie lange dauert die Einrichtung eines Nachsendeauftrags?

5 - 10 Werktage.

Wie kann ich weitere Empfänger einem bestehenden Nachsendeauftrag hinzufügen?

Kontaktieren Sie uns.

Kann ich meinen Nachsendeauftrag selbst bei der Deutschen Post einrichten?

Nein. Nicht möglich, aufgrund eigener PLZ / POstbox Adressen Format.

Wie kann ich einen neuen Nachsendeauftrag einrichten?

Plattform. Einrichtung selber nicht möglich bei DPAG. Für Alternative Zusteller: PIN: Wir kontaktieren Sie nach der Buchung wenn sie berliner kunde sind, ansonsten bitte link zur anleitung für NSA alternative anbieter Artikel

Welche Laufzeit hat der Nachsendeauftrag?

1 Jahr. Wird automatisch verlängert wenn über CAYA gebucht und nicht vorher gekündigt.

Kann ich einen Starttermin für den Vertragsbeginn des Nachsendeauftrags festlegen?

Nein. Buchen Sie den NSA mit ca. 10 Tagen Vorlaufzeit.

Wird der Nachsendeauftrag von CAYA nach Ablauf der Laufzeit verlängert?

Ja, verlängerung jeweils um ein jahr durch uns wenn nicht vorher durch sie auf der CAYA plattform gekündigt.

Deckt der Nachsendeauftrag alternative/regionale/lokale Postunternehmen ab?

Nein. wir richten PIN ein für berliner kunden. Alternative gerne selber einrichten.

Richtet CAYA Nachsendeaufträge für die alternative/regionale/lokale Postunternehmen ein?

Nein. wir richten PIN ein für berliner kunden. Alternative gerne selber einrichten.

Wie finde ich heraus, bei welchen alternative/regionale/lokale Postunternehmen ich einen Nachsendeauftrag einrichten sollte?

Mail Alliance.

Wie kann ich einen Nachsendeauftrag für alternative/regionale/lokale Postunternehmen einrichten?

Falls Postbox Adresse nicht akzeptiert wird, Glogauer str. angeben.

Warum muss ich für die PIN AG eine Empfangsvollmacht ausstellen?

Notwendig, damit wir einschreiben und post in ihrem namen von der pin entgegennehmen können.

Wird auch ein Nachsendeauftrag für die PIN AG eingerichtet?

Ja, kostenpflcihtig. Wir kontaktieren kunden aus berlin innerhalb von zwei tagen nach buchung.

Kann ich meinen Nachsendeauftrag pausieren?

Nein. -> Kündigen via CAYA Settings + neu buchen (kostenpflcihtig) via CAYA Settings einziger

Weg.

Wie kann ich meinen Nachsendeauftrag kündigen?

Wann sollte ich meinen Nachsendeauftrag buchen?

10 Werktage Vorlaufzeit

Welche Adresse muss ich für den Nachsendeauftrag angeben?

Die Adresse an der post nicht mehr physisch sondern digital empfangen werden soll. Post wird dann von der angegeben adresse zur caya postbox adresse weitergeleitet.

Sind internationale Nachsendeaufträge möglich?

Übernehmen von unten “kann ich caya aus dem ausland nutzen”

Kann ich einen bereits existierenden Nachsendeauftrag zu CAYA übernehmen?

Leider nein, leider gar nicht. Deutsche Post ermöglicht keine Anpassung der Zieladresse. Lösung: Stornieren und neu über CAYA buchen.

Welche Sendungen sind vom Nachsendeauftrag ausgenommen?

Siehe Website der DPAG

Was passiert mit meinem Nachsendeauftrag wenn ich kündige?

Bitte stornieren Sie Ihre Nachsendeaufträge im Webportal in Ihrem CAYA Konto (Einstellungen → Eingehende Post → kündigen). Sonst wird Ihre Post weiterhin bei uns ankommen.

Alternativ werden wir automatisch für Sie die Nachsendeaufträge ca. eine Woche vor dem Laufzeitende Ihres Tarifs kündigen.

Probleme beheben

Ich erhalte meine Post verzögert, was kann ich tun?

Beachten sie, dass es verschiedene Gründe für verzögerungen geben kann: Feiertage, Versand mit alternativen Postunternehmen, die in der Region nicht selber ausliefern, fehlerhafte Anschrift (zum Beispiel fehlt die Kundennummer -> Wenn Postbox Adresse selber weitergegeben), ???
Sicher, dass es sich um eine Verzögerung handelt? Briefe werden häufig nicht an dem Datum im Briefkopf abgeschickt, prüfen sie den Poststempel auf dem Umschlag.
Durch den Nachsendeauftrag kann es zu einigen wenigen Tagen Verzögerung kommen bei der Zustellung
Post kommt signifikant später, keiner der obigen Punkte greift, dann Reklamation. Am besten direkt bei der Deutschen Post unter https://www.dhl.de/content/dpks/de/themenauswahl/kundenservice-formulare/f13.html oder 0228 4333112 (* Mo-Fr von 8 - 18 Uhr und Sa von 8 - 14 Uhr, außer an bundesweiten Feiertagen.)
Bitte halten Sie bei allgemeinen Fragen nachfolgende Informationen für die DPAG bereit:

Vorname, Nachname
Straße, Hausnummer
PLZ, Ort
Auftragsnummer Nachsendeauftrag (entnehmen dem Schreiben der Post oder unserer Bestätigungsemail)

Alternativ wenden Sie sich gerne an uns. Link zum Artikel mit unseren Kontaktdaten.^[l]

Ich erhalte trotz Nachsendeauftrag noch Post vor Ort. Was kann ich tun?

Beachten sie, dass es verschiedene Gründe geben kann: Es handelt sich um unadressierte Postwurfsendungen, die Post wurde durch einen alternativen Postzusteller zugestellt für den kein NSA eingerichtet wurde, der NSA ist ganz neu = Post wird erst nach einigen Tagen weitergeleiet, in der Übergangsphase kann Post noch vor Ort ankommen, NSA wurde gekündigt
Wenn alternative Postunternehmen: Link zum Mail Alliance Artikel mit Erklärung wie man NSA einrichten kann
Wenn NSA gekündigt: Wir verlängern über CAYA gebuchte NSAs so dass es zu keiner unterbrechung kommt, wenn NSA wirklich gekündigt über Settings neu buchen.
Wenn keiner dieser Gründe, dann Reklamation. Am besten direkt bei der Deutschen Post unter https://www.dhl.de/content/dpks/de/themenauswahl/kundenservice-formulare/f13.html oder 0228 4333112 (* Mo-Fr von 8 - 18 Uhr und Sa von 8 - 14 Uhr, außer an bundesweiten Feiertagen.)
Bitte halten Sie bei allgemeinen Fragen nachfolgende Informationen für die DPAG bereit:

Vorname, Nachname
Straße, Hausnummer
PLZ, Ort
Auftragsnummer Nachsendeauftrag (entnehmen dem Schreiben der Post oder unserer Bestätigungsemail)

Alternativ wenden Sie sich gerne an uns. Link zum Artikel mit unseren Kontaktdaten.^[m]

Was passiert, wenn ich umziehe?

Was passiert, wenn meine Adresse verschiedene Schreibweisen hat?

Was passiert, wenn mein Name verschiedene Schreibweisen hat?

Postbox-Adresse

Erste Schritte

#Was ist die CAYA-Postbox?

Als Alternative zum Nachsendeauftrag können Sie bei Ihrer Anmeldung auf einen Nachsendeauftrag verzichten und stattdessen Ihre CAYA-Postbox an Korrespondenzen weiterreichen. So entscheiden Sie selektiv, wessen Post Sie digital erhalten möchten.

Sie können jederzeit über die Einstellungen in Ihrer CAYA-App bzw. Auf der Web-Plattform auf Ihre persönliche Postbox-Adresse zugreifen. Mehr Details dazu finden Sie in diesem Artikel: Wie lautet meine Postbox-Adresse?

Achtung: Hierbei handelt es sich um eine reine Postanschrift und keine ladungsfähige Adresse! Mehr zu diesem Thema finden Sie in diesem Artikel: Ist die Postbox-Adresse eine ladungsfähige Adresse?

#Welche Vorteile bietet die CAYA-Postbox? Gibt es Nachteile?

Wenn Sie bei der Anmeldung bei CAYA auf einen Nachsendeauftrag verzichtet haben, bietet die CAYA-Postbox einige Vorteile. So können Sie

Ihre CAYA-Postbox gezielt an bestimmte Parteien als neue Postanschrift weitergeben, statt Ihre gesamte Post per Nachsendeauftrag weiterleiten zu lassen
Die jährliche Zahlung für den Nachsendeauftrag sparen. Die Nutzung der CAYA-Postbox ist immer kostenfrei
Mögliche Verzögerungen durch Fehler im Nachsendeauftrag vermeiden. Durch Die CAYA-Postbox sind Sie unabhängig von der Funktionalität eines Nachsendeauftrags, da Ihre Post direkt an die Postbox adressiert ist.

Der Nachteil hierbei ist natürlich der Mehraufwand, der Ihnen entsteht, da Sie die Postbox eigenständig weitergeben müssen. Bei einem Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post und der PIN Mail AG übernimmt CAYA die Einrichtung ganz bequem für Sie.

#Wie lautet meine Postbox-Adresse?*

Ihre Postbox-Adresse setzt sich aus:

Ihrer Kundennummer
Ihrem Namen bzw. Ihrem Firmennamen
und der Postleitzahl von CAYA zusammen

Diese Reihenfolge muss beibehalten werden. Ihre Kundennummer ist zwingend notwendig, da Ihre Post sonst nicht datenschutzkonform zugeordnet werden kann. Die Adresse sieht dann aus wie folgt:

Caya Postbox #[Kundennummer]

Name/Firma

11516 Berlin

Sie finden Ihre vollständige Adresse (inkl. Kundennummer) jederzeit in Ihrem Account. Gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie usecaya.com in Ihrem Browser
Loggen Sie sich in Ihren Account ein
Öffnen Sie Einstellungen
Klicken Sie auf Eingehende Post

Wenn Sie die CAYA-Mobile-App nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie die Mobile App
Öffnen Sie Einstellungen
Wählen Sie Ihre CAYA-Postbox-Adresse

Falls Ihre Postbox-Adresse nicht akzeptiert wird bzw. Sie eine Straßenangabe benötigen, wenden Sie sich bitte an diesen Artikel: Meine Postbox-Adresse wird nicht akzeptiert, was kann ich tun?

Zu beachten: Ihre CAYA-Postbox-Adresse ist nicht ladungsfähig und daher sollten Sie sie nicht als Firmenadresse verwenden. Sie können sie als reine Postanschrift im Impressum hinterlegen, sofern Sie zusätzlich eine ladungsfähige Anschrift ergänzen.

#Ist die Postbox-Adresse eine ladungsfähige Adresse?

Die Postbox-Adresse ist keine ladungsfähige Adresse bzw. Anschrift. Sie oder eine bevollmächtigte Person müssen als Rechtspartei an einer ladungsfähigen Adresse anzutreffen sein. Dies ist bei der CAYA-Postbox-Adresse nicht der Fall. Dies schließt auch die Verwendung der Adresse für Ihren Unternehmenssitz aus.

#Kann ich die Postbox-Adresse als Meldeadresse verwenden?

Da Sie als natürliche Person nicht an der Postbox-Adresse anzutreffen sind, kann die Postbox-Adresse nicht als Meldeadresse verwendet werden. Auch von der Verwendung zur Registrierung Ihres Unternehmenssitzes sowie im Impressum raten wir ab.

#Kann ich die Postbox-Adresse als Firmenanschrift und im Impressum verwenden?

Wir raten davon ab, die Postbox-Adresse zur Registrierung Ihres Unternehmens zu nutzen. Es handelt sich bei der Postbox-Adresse um keine ladungsfähige Adresse, da Sie als natürliche und / oder juristische Person dort nicht anzutreffen sind. Sie können die Postbox-Adresse als reine Postanschrift, auch im Impressum, verwenden, sofern Sie eine offizielle Firmenanschrift (ladungsfähige Adresse) ergänzen und eindeutig zwischen den beiden Adressen zu unterscheiden ist. Als Beispiel können Sie das CAYA-Impressum nutzen.

#Wie muss ich meine CAYA-Postbox angeben?

Bei der Angabe Ihrer CAYA-Postbox müssen Sie einige wenige Details beachten:

Die Reihenfolge der Details muss beibehalten werden. Das bedeutet, die Postbox-Adresse muss immer so aussehen:

Caya Postbox #[Kundennummer]

Name/Firma

11516 Berlin

Überprüfen Sie Ihre Kundennummer. Nur mit der korrekten Kundennummer können wir Ihre Post datenschutzkonform zuweisen.

Damit Ihre Post in unserem Scancenter ankommt, ist kein Straßenname nötig. Da wir bei CAYA unsere eigene Postleitzahl besitzen, ist diese für eine korrekte Adressierung ausreichend.

#Kann man die CAYA-Postbox-Adresse ändern?

Die CAYA-Postbox-Adresse lässt sich nicht ändern. Sie ist an Ihre persönliche Kundennummer und damit Ihre Originaldokumente im Archiv gekoppelt.

Es kann vorkommen, dass Korrespondenzpartner Ihre Postbox-Adresse nicht akzeptieren, da sie z.B. keinen Straßennamen enthält oder die Postleitzahl unbekannt ist. CAYA hat als Großkunde eine eigene Postleitzahl, weshalb diese von Systemen manchmal nicht zugeordnet werden kann. Falls Sie Probleme haben, Ihre Postbox-Adresse zu verwenden, haben sie auch die Möglichkeit, eine alternative Struktur zu nutzen. Diese finden Sie in folgendem Artikel: Meine Postbox-Adresse wird nicht akzeptiert, was kann ich tun?

Probleme beheben

Meine Postbox-Adresse war in der Glogauer Str., nun hat sich die Adresse geändert. Kommt meine Post noch an, was kann ich tun?

Wir arbeiten stetig daran unseren Service für Sie zu optimieren. Zur Verbesserung der Postzustellung per Nachsendeauftrag hat CAYA seit August 2019 eine eigene Postleitzahl.

Die Postbox-Adresse lautet seit dem:

CAYA Postbox #Kundennummer

[Ihr Name / Ihre Firma]

11516 Berlin

Post die an die alte Adresse

[Ihr Name / Ihre Firma]
℅ AMN Data Solutons GmbH #Kundennummer
Glogauer Straße 5

10999 Berlin

gerichtet ist wird weiterhin bei uns zugestellt und für Sie digitalisiert. Wir empfehlen wenn möglich ausschließlich die neue Postbox-Adresse zu nutzen, da wir nur hier eine zeitnahe Digitalisierung garantieren können.

Sie haben über CAYA einen Nachsendeauftrag gebucht?

Dann müssen Sie nichts machen. Nachsendeaufträge die vor August 2019 eingerichtet wurden haben wir im August 2019 in Zusammenarbeit mit der Deutschen Post entsprechend auf diese Adresse angepasst. Nachsendeaufträge ab August 2019 wurden direkt für die neue Postleitzahl eingerichtet.

Sie haben selber einen Nachsendeauftrag gebucht?

Wir empfehlen Ihnen diesen zu kündigen oder auslaufen zu lassen und zeitgleich einen neuen Nachsendeauftrag über die CAYA-Website zu buchen. Erfahren Sie hier wie Sie einen Nachsendeauftrag buchen können. LINK

Sie haben Ihre Postbox Adresse an Behörden, Unternehmen oder Bekannte weitergegeben?

Wo möglich empfehlen wir Ihnen die Adresse zu aktualisieren, da wir nicht garantieren können, dass wir den Postempfang in der Glogauer Straße dauerhaft anbieten werden. Es ist jedoch vorerst kein Problem Ihre Post weiterhin unter dieser Adresse zu empfangen, insbesondere, wenn die Behörde oder das Unternehmen, die Postleitzahl 11516 noch nicht akzeptiert.

#Meine Postbox-Adresse wird nicht akzeptiert, was kann ich tun?

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass Ihre Postbox-Adresse nicht akzeptiert wird. Auslöser können z.B. sein

Die CAYA-Postleitzahl, die von Systemen keinem Ort zugeordnet werden kann
Das Fehlen einer Hausanschrift, den viele Formulare erfordern.

In diesem Fall können Sie die alte Struktur für CAYA-Postbox-Adressen verwenden.

Diese setzt sich wie folgt zusammen

[Vorname, Nachname]
AMN DATA Solutions #[Ihre Kundennummer]
Glogauer Straße 5
10999 Berlin

(Mehr dazu finden Sie im Artikel: Meine Postbox-Adresse war in der Glogauer Str., nun hat sich die Adresse geändert. Kommt meine Post noch an, was kann ich tun?)

Die Reihenfolge muss hierbei beibehalten werden. Ihre Kundennummer können Sie jederzeit Ihrer aktuellen Postbox-Adresse entnehmen. In diesem Artikel finden Sie heraus, wie Sie diese finden: Wie lautet meine Postbox-Adresse?

Plattform & App

Erste Schritte

#Nutzt CAYA Maschinenlernen?

CAYA nutzt aktuellste Maschinenlernen (Machine Learning)-Technologien, um Ihnen Ihr CAYA-Erlebnis so bequem wie möglich zu gestalten. Zu den ausschließlich durch komplexe Algorithmen ausgelesenen Daten gehören:

Absender und Betreff
Das Thema, das durch Tags dargestellt wird
Das vorausgefüllte PayNow-Formular

Wir arbeiten stetig daran, Ihnen das Leben zu erleichtern und unsere Algorithmen zu verbessern. Durch Machine Learning werden die Daten mit der Zeit immer genauer, da immer mehr Daten den Algorithmen helfen, die richtigen Daten in Briefen zu finden.

#Wie kann ich CAYA im Browser nutzen?

Um CAYA im Browser nutzen zu können, loggen Sie sich einfach auf https://usecaya.com/ mit Ihren Login-Daten an. Diese bestehen aus

Ihrer E-Mail, die Sie bei der Erstanmeldung bei CAYA angegeben haben
und Ihrem Passwort.

Hier befindet sich Ihre digitale Post und alle Funktionen von CAYA.

Achtung: Die CAYA-Plattform ist nicht mit mobilen Browsern kompatibel. Nutzen Sie für die mobile Nutzung bitte unsere App, die Sie hier für Android und hier für iOS herunterladen können.

Auch bei der Nutzung von CAYA im Internet Explorer können Fehler auftreten, da dieser vom Hersteller Microsoft nicht mehr unterstützt wird.

#Kann CAYA mir meine Post auch per E-Mail zusenden?

Nein, aus Sicherheitsgründen stellen wir Ihnen Ihre Post ausschließlich in unserer eigens entwickelten Plattform zur Verfügung. Nur so können wir über den gesamten Post- und Digitalisierungsweg den Schutz Ihrer Daten und der Daten Dritter garantieren. In unserer Plattform haben Sie alle Möglichkeiten, Ihre Post nach Ihren Wünschen zu verwalten. - genau so einfach wie E-Mails.

#Wie werde ich über neue Post benachrichtigt?

Wir benachrichtigen Sie auf zwei Wegen über neue Post

Eine tägliche E-Mail an das E-Mail-Konto, das Sie bei uns hinterlegt haben, wenn Sie neue digitale Post in Ihrem CAYA-Account finden können
Push-Benachrichtigungen, sobald ein neuer Brief für Sie bereitgestellt wurde. Hierfür müssen Sie die CAYA-App auf Ihrem Smartphone installiert haben und eingeloggt sein.

#Wie finde ich meine Briefe wieder?*

CAYA bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Ihre Briefe jederzeit wiederzufinden.

Am einfachsten ist natürlich die Volltextsuche. Hierbei können Sie einfach gewünschte Schlagwörter wie z.B. Rechnung oder Vertrag in die Suchleiste eingeben (siehe Animation).

Die Suche durchsucht Ihren Posteingang nach diesen Schlagwörtern und zeigt Ihnen alle Briefe an, die der Suche entsprechen.

Zusätzlich haben Sie noch die Möglichkeit, Ihre Briefe in Ihre ganz persönlichen Ordner zu sortieren. Beliebt sind bei uns z.B. Ordner für Briefe wie Rechnungen oder von Versendern wie Versicherungen oder Banken.

So finden sie Ihre Briefe immer genau dort wieder, wo Sie es wünschen.

#Wie können Zahlungsinformationen, Absender und Betreff ausgelesen werden?

Diese Informationen werden automatisch mithilfe von komplexen Algorithmen ausgelesen. Das bedeutet, dass das gesamte Verfahren datenschutzkonform und maschinell ausgeführt wird. Da diese Algorithmen tausende Briefe auslesen, erkennen sie mit der Zeit Muster, an welchen Stellen sich die gewünschten Informationen in Briefen befinden. Dies bedeutet schließlich, dass sie mit der Zeit immer genauer werden und Ihnen damit ein besserer CAYA-Erlebnis ermöglichen.

Um mehr zu erfahren, verweisen wir an diesen Artikel: Nutzt CAYA Maschinenlernen?

#Mit welchen Browsern ist das Webportal kompatibel?

CAYA ist mit den jeweils aktuellen Versionen folgender Browser kompatibel

Google Chrome
Apple Safari
Microsoft Edge
Mozilla Firefox
Andere auf Chromium basierende Browser wie z.B. Opera(?)

Für die mobile Darstellung ist die Nutzung unserer iOS und Android Apps notwendig.

Achtung: Da Microsoft die Entwicklung des Internet Explorers eingestellt hat, ist die Darstellung des Webportals in diesem Browser nicht möglich. Wir empfehlen den Umstieg auf das direkte Nachfolgeprodukt, Microsoft Edge, oder einen der anderen von uns genannten Browser.

#Bietet CAYA ein Rechtemanagement?

Jeder mit den korrekten Login-Daten hat vollen Zugriff auf alle Funktionen in der CAYA-Plattform. Ein Rechtemanagement ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht möglich.

#Bietet CAYA Unteraccounts und Rollenmanagement?

Aktuell unterstützt unsere Plattform nur einen Account pro Login. Das bedeutet, dass Unteraccounts und Rollenmanagement nicht möglich sind.

#Wie kann ich die CAYA-App herunterladen?

Die CAYA-App gibt es für die Betriebssysteme iOS und Android.

Sie können die CAYA-App ganz einfach im Apple App Store oder dem Google Play Store herunterladen.

Link Link

#Kann ich CAYA mobil nutzen?

Die mobile Nutzung von CAYA ist mit unserer App problemlos möglich. Laden Sie sie einfach aus dem Apple App Store oder Google Play Store herunter und verwalten Sie Ihre Post noch flexibler!

Die mobile Nutzung im Browser ihres Mobiltelefons wird von unserer Plattform nicht unterstützt.

Mach mehr mit CAYA

#Wie kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig aus CAYA herunterladen?*

Web:

Wählen Sie in Ihrem Posteingang, Ihrer Ablage (bzw. den darin befindlichen Ordnern) oder Ihrem Papierkorb die Briefe aus, die Sie herunterladen wollen. Dazu

Klicken Sie auf die Kästchen auf der linken Seite.
Ein Haken erscheint, wenn der Brief ausgewählt wurde
Am unteren Bildschirmrand öffnet sich ein Menü
Wählen Sie den Knopf Download
Der Download einer ZIP-Datei mit den gewünschten Dokumenten beginnt. Diese finden Sie nach Abschluss in Ihrem Download-Ordner auf Ihrem PC.

Tipp: Um alle Briefe in der Ansicht auszuwählen, klicken Sie einmal auf das Kästchen in der Kopfzeile.

App:

Klicken Sie in Ihrem Posteingang, Ihrer Ablage (bzw. den darin befindlichen Ordnern) oder Ihrem Papierkorb auf das Kästchen mit Haken in der rechten oberen Ecke.
An der linken Seite haben sie nun die Möglichkeit, die gewünschten Briefe auszuwählen
Drücken Sie dazu auf die Kästchen neben den gewünschten Briefen.
Ein Haken erscheint, sobald ein Brief ausgewählt wurde
Am unteren Bildschirmrand öffnet sich ein neues Menü
Wählen Sie Optionen aus
Anschließend wählen Sie Downloaden aus*
Die Dateien erscheinen als Einzeldateien in dem Downloadordner Ihres Geräts.

*Achtung: Es kann sein, dass Sie der CAYA-App einen Zugriff auf Ihre Mediadateien erlauben müssen, um den Download zu starten. Wählen Sie Akzeptieren aus, sobald nach der Berechtigung gefragt wird. Nur so ist ein Download möglich.

Wie funktioniert die Suchfunktion von CAYA?

Bei der Digitalisierung Ihrer Briefe benutzen wir einen OCR-Scanner bzw. Texterkennung. Dies bedeutet, dass Ihre digitalen Briefe in Ihrem CAYA-Account durchsuchbar sind. Das System kann automatisch den Inhalt Ihrer Briefe mit Ihrer Suche abgleichen und Ihnen so die passenden Briefe anzeigen.

#Was passiert wenn ich einen Brief in den Papierkorb verschiebe?

Der Papierkorb dient ausschließlich Ihrer Organisation. Briefe, die sie dorthin verschieben, werden von uns nicht aus dem System gelöscht oder im Original vernichtet.

Der Papierkorb erleichtert Ihnen somit nur die Organisation, weil Sie für Sie irrelevante Briefe nicht mehr in Ihrem Posteingang oder Ihrer Ablage sehen.

Sie können jeden Brief, den Sie in den Papierkorb verschoben haben, jederzeit problemlos wieder in Ihren Posteingang oder Ihre Ablage verschieben.

#Was passiert wenn ich einen Ordner in den Papierkorb verschiebe?

Wenn Sie einen Ordner in den Papierkorb verschieben, werden Sie über ein Popup-Fenster nach einer Bestätigung für diesen Vorgang gefragt.

Wenn Sie diesen bestätigen, dann werden die Briefe, die sich im Ordner befinden, einzeln in den Papierkorb verschoben und der Ordner gelöscht.

Sie verlieren also weiterhin keine Briefe (siehe: Was passiert wenn ich einen Brief in den Papierkorb verschiebe?), allerdings muss der Ordner neu erstellt werden, falls es sich um ein Versehen handelte.

#Kann ich meine Briefe teilen?*

Aus der Webanwendung können Sie Ihre Briefe jederzeit als PDF-Datei downloaden und frei über deren Verwendung verfügen, d.h. z.B. auch als E-Mail verschicken. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

Web - Option 1:

Suchen Sie den Brief im Posteingang, Ihrer Ablage oder im Papierkorb
Klicken Sie den Button mit den drei Punkten (auf der rechten Seite unter Optionen) am entsprechenden Breif
Es öffnet sich ein Auswahlmenu
Klicken Sie “Downloaden” um den Download zu starten

Web - Option 2:

Den Button Downloaden in der Einzelansicht eines Briefs in der rechten unteren Ecke, unter dem Unterpunkt Optionen

Und Sie erhalten sofort eine PDF-Datei des gewünschten Briefs.

In der CAYA-App können Sie Ihre Briefe direkt teilen, ohne den Umweg über den Download zu nehmen. Wählen Sie hierfür einfach

Den Button mit den drei Punkten

an der rechten Seite in der Übersicht
bzw. In der rechten oberen Ecke in der Einzelansicht

Im folgenden Menü wählen Sie dann anschließend Teilen
Sie können nun den Kanal auswählen, auf dem sie die PDF-Datei Ihres digitalen Briefs teilen wollen, z.B. WhatsApp, E-Mail oder Messenger

Einschränkungen?

#Kann ich meine Briefe drucken?*

Über die Downloadfunktion haben Sie die Möglichkeit, jeden Ihrer Briefe zu drucken. Nach dem Download (Mehr zum Download finden sie unter Kann ich Briefe aus CAYA herunterladen?) können Sie die PDF-Datei öffnen und über die normale Oberfläche Ihres PDF-Programms (z.B. Webbrowser oder Adobe Acrobat Reader) den Brief drucken.

#Was sind Tags?

Tags könne Sie sich als Hilfestellung vorstellen, die Sie dabei unterstützt, auf einen Blick zu wissen, worum es in einem Brief geht. Es sind Schlagwörter, die die Art und Inhalt des Briefes beschreiben, z.B. Krankenkasse oder Bank.

Die Tags, mit denen Ihre Briefe im Posteingang ankommen sind durch komplexe Algorithmen erstellt, die die Briefe nach Ihrem Inhalt einordnen. Sie haben natürlich jederzeit die Möglichkeit, die Tags in der Detailansicht der Briefe nach Ihren Wünschen zu bearbeiten. Mehr dazu finden Sie im Artikel: Wie kann ich selbst Tags hinzufügen?

In der Übersichtsdarstellung sehen Sie die Tags unterhalb der Betreffzeile Ihrer Briefe.

#Nach welcher Logik werden Tags vergeben?

Die Algorithmen analysieren Inhalt und Absender der Briefe und vergeben die Tags dementsprechend .

Beispiele:

Ein handschriftlicher Brief von einer Privatperson würde als Persönlich getaggt werden
Eine Beitragsmitteilung Ihrer Krankenkasse würde als Krankenkasse getaggt werden

Bei Überschneidungen verschiedener Informationen werden oft mehrere Tags vergeben, um den Inhalt eines Briefes für Sie auf einen Blick erfassbar zu machen.

#Wie kann ich selbst Tags hinzufügen?*

Web:

Öffnen Sie den Brief, dessen Tags Sie bearbeiten wollen.
Im Menü auf der rechten Seite Ihres Bildschirms gibt es den Unterpunkt Tags
Sie können Tags mit einem Klick auf das ”x” entfernen.
Sie können Tags frei hinzufügen*, schreiben Sie dazu einfach Ihren Wunsch in das Feld Tags hinzufügen und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.

Mobil:

Öffnen Sie den Brief, dessen Tags Sie bearbeiten wollen.
Wählen Sie den Reiter Details am unteren Bildschirmrand.
In der folgenden Ansicht gibt es den Unterpunkt Tags. Wählen Sie das Feld aus. Hier können Sie Ihre Tags bearbeiten.
Sie können Tags über das ”x” entfernen.
Sie können Tags frei hinzufügen*, schreiben Sie dazu einfach Ihren Wunsch in das Feld Tags hinzufügen und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit ✔

*Achtung: Neue Tags benötigen mehr als zwei Zeichen, um akzeptiert zu werden.

#Kann ich Dokumente aus CAYA herunterladen?*

Aus Ihrem CAYA-Account können Sie Ihre Briefe jederzeit als PDF-Datei downloaden. Wählen Sie hierfür einfach entweder

Den Button mit den drei Punkten (Optionen) an der rechten Seite in der Übersicht Ihres Posteingangs

Und den Unterpunkt Downloaden

Oder

Den Button Downloaden in der Einzelansicht eines Briefs in der rechten unteren Ecke, unter dem Unterpunkt Optionen (nur Web)
Bzw. Den Optionen-Button in der rechten oberen Ecke in der Einzelansicht eines Briefs (nur in der App)

Und Sie erhalten sofort eine PDF-Datei des gewünschten Briefs in Ihrem Download-Ordner.

#In welchem Dateiformat stellt CAYA die digitalen Briefe bereit?

Ihre Post wird Ihnen als hochauflösende (300dpi) und farbige PDF zur Verfügung gestellt. Dennoch wird das PDF-Dokument aufgrund einer effizienten Komprimierung im Regelfall die Größe von 100 KB nicht übersteigen.

Um eine schnelle Darstellung und geringeren Datenverbrauch zu gewährleisten, werden Ihnen Ihre Dokumente in der Detailansicht im Webportal sowie in der mobilen App als PNG-Bilddatei angezeigt. Über den Downloadbutton erhalten Sie Ihre originale PDF-Datei, welche Sie bei Bedarf auch drucken können.

#Wie sind die PDF-Dateien bei Download benannt?

Der Name der PDF-Dateien hat folgenden Aufbau

Empfangsdatum im Format Jahr, Monat, Tag (YYYYMMDD)
Absender (z.B. CAYA)
Vollständige Betreffzeile
Dokumenten-ID (25-stellig)

#Wie kann ich Freunde werben?

Freunde werben lohnt sich:

Der Geworbene erhält den ersten Monat CAYA umsonst
und Sie erhalten eine 10€ Gutschrift für Ihren CAYA-Account

Sie profitieren also beide. So gehen Sie vor um einen Freund zu werben:

Web:

Klicken Sie in der Menüleiste an der linken Seite auf den Punkt Freunde werben (bzw. Das Geschenk-Symbol bei eingeklappter Menüleiste)
Ein Popup öffnet sich. Mit einem Klick auf den Coupon-Code im blauen Knopf kopieren Sie eine Einladung in Ihre Zwischenablage.
Jetzt können Sie die Einladung zu CAYA über die Tastenkombination STRG+V an einem beliebigen Ort (z.B. in eine E-Mail) einfügen.

Mobil:

Öffnen Sie das Hauptmenü über den Button mit den drei waagerechten Strichen oder durch eine Wischbewegung nach rechts
Wählen Sie den Unterpunkt Freunde werben
Auf der nächsten Seite, wählen Sie den blauen Button am unteren Bildschirmrand aus, um die Einladung zu CAYA zu kopieren.
Sie können die Einladung jetzt beliebig einfügen, z.B. bei WhatsApp
Alternativ können Sie die Einladung über den grauen Button neben dem Button mit dem Coupon-Code direkt über einen gewünschten Kanal teilen.

Ordnerfunktion

Mach mehr mit CAYA

#Wie kann ich einen neuen Ordner anlegen?*

Web

Wählen Sie auf der Plattform den Punkt Ablage aus
Klicken Sie oben links auf das Plus-Zeichen
Oder auf den Knopf mit den drei Punkten (Optionen) und dann Neuer Ordner
Benennen Sie den Ordner nach Ihren Wünschen

App

Wählen Sie in der App Ablage aus
Drücken Sie auf das blaue Plus-Symbol in der rechten oberen Ecke
Benennen Sie den Ordner nach Ihren Wünschen

Auf dieselbe Weise können Sie auch Unterordner innerhalb anderer Ordner anlegen.

#Wie kann ich einen Ordner löschen?*

Web:

Option 1:

Öffnen Sie die Ablage
Klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten (Optionen) neben dem Ordner, den Sie löschen möchten.
Wählen Sie Löschen
Bestätigen Sie die Löschung im folgenden Popup.

Option 2 (Drag-and-drop):

Öffnen Sie die Ablage
Klicken Sie auf den Ordner, den Sie löschen möchten und halten Sie Ihre Maustaste gedrückt
Ziehen Sie den Ordner in den Papierkorb im Seitenmenü am linken Bildschirmrand
Bestätigen Sie die Löschung im folgenden Popup.

App:

Option 1:

Öffnen Sie die Ablage
Wählen Sie den Button mit den drei Punkten (Optionen) neben dem Ordner, den Sie löschen möchten.
Im neuen Menü, wählen Sie Löschen
Bestätigen Sie die Löschung im folgenden Popup.

Option 2:

Öffnen Sie die Ablage
Wählen Sie den Ordner, den Sie löschen wollen
Wählen Sie den Optionen-Button, der sich am rechten Rand auf Höhe Ihres Ordnernamens befindet
Im neuen Menü, wählen Sie Löschen
Bestätigen Sie die Löschung im folgenden Popup.

Achtung: Wenn Sie einen Ordner löschen, wird der Ordner entfernt und die einzelnen Dokumente in den Papierkorb verschoben. Dies betrifft nicht Ihre Originale. Sie können jeden Brief, den Sie in den Papierkorb verschoben haben, jederzeit problemlos wieder in Ihren Posteingang oder Ihre Ablage verschieben. Nur der Ordner muss nach einer Löschung neu erstellt werden.

#Wie kann ich Ordner verschieben?*

Aktuell können Ordner nur in der Ablage existieren. Sie können Ordner aber in andere Ordner verschieben.

Web:

Option 1:

Öffnen Sie die Ablage
Klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten (Optionen) neben dem Ordner, den Sie verschieben möchten.
Wählen Sie Verschieben
Wählen Sie den Zielordner und bestätigen Sie mit einem Klick auf Verschieben.

Option 2 (Drag-and-drop):

Öffnen Sie die Ablage
Klicken Sie auf den Ordner, den Sie verschieben möchten und halten Sie Ihre Maustaste gedrückt
Ziehen Sie den Ordner in den Zielordner bzw. In die Ablage im Seitenmenü

App:

Öffnen Sie die Ablage
Wählen Sie den Button mit den drei Punkten (Optionen) neben dem Ordner, den Sie verschieben möchten.
Im neuen Menü, wählen Sie Verschieben
Wählen Sie nun den Zielordner und bestätigen Sie über Verschieben.

#Wie kann ich einen Ordner umbenennen?

Web:

Öffnen Sie die Ablage
Klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten (Optionen) neben dem Ordner, den Sie umbenennen möchten.
Wählen Sie Umbenennen
Tippen Sie den neuen Namen in das Feld an und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.

App:

Öffnen Sie die Ablage
Wählen Sie den Button mit den drei Punkten (Optionen) neben dem Ordner, den Sie umbenennen möchten.
Im neuen Menü, wählen Sie Umbenennen
Schreiben Sie den neuen Namen in das Feld und bestätigen Sie mit ✔

Wie kann ich Briefe in Ordner verschieben?*

Web:

Option 1:

Öffnen Sie den Posteingang, die Ablage oder den Papierkorb
Klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten (Optionen) neben dem Brief, den Sie verschieben möchten.
Wählen Sie Verschieben
Wählen Sie den Zielordner und bestätigen Sie mit einem Klick auf Verschieben.

Option 2 (Drag-and-drop):

Öffnen Sie Öffnen Sie den Posteingang, die Ablage oder den Papierkorb
Klicken Sie auf den Brief, den Sie verschieben möchten und halten Sie Ihre Maustaste gedrückt
Ziehen Sie den Brief in den Zielordner bzw. in die Ablage im Seitenmenü

App:

Öffnen Sie den Posteingang, die Ablage oder den Papierkorb
Wählen Sie den Button mit den drei Punkten (Optionen) neben dem Brief, den Sie verschieben möchten.
Im neuen Menü, wählen Sie Verschieben
Wählen Sie nun den Zielordner und bestätigen Sie über Verschieben.

Tipp: Sie können auch mehrere Dokumente gleichzeitig verschieben. Gehen sie dafür vor wie hier beschrieben: Wie kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig aus CAYA herunterladen? Und wählen Sie Verschieben statt Downloaden.

Wie kann ich Briefe aus Ordnern entfernen?*

Web:

Option 1:

Öffnen Sie in der Ablage den Ordner, aus dem Sie einen Brief entfernen wollen
Klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten (Optionen) neben dem Brief, den Sie entfernen möchten.
Wählen Sie Verschieben
Wählen Sie den neuen Zielordner und bestätigen Sie mit einem Klick auf Verschieben.

Option 2 (Drag-and-drop):

Öffnen Sie in der Ablage den Ordner, aus dem Sie einen Brief entfernen wollen
Klicken Sie auf den Brief, den Sie verschieben möchten und halten Sie Ihre Maustaste gedrückt
Ziehen Sie den Brief in den neuen Zielordner bzw. in die Ablage, den Papierkorb oder den Posteingang im Seitenmenü

App:

Öffnen Sie in der Ablage den Ordner, aus dem Sie einen Brief entfernen wollen
Klicken Sie auf den Button mit den drei Punkten (Optionen) neben dem Brief, den Sie entfernen möchten.
Wählen Sie Verschieben
Wählen Sie den neuen Zielordner und bestätigen Sie mit einem Klick auf Verschieben.

Über CAYA

Erste Schritte

Was ist CAYA?

Endlich papierlos: Mit CAYA lesen Sie all Ihre Briefpost bequem am PC oder auf dem Smartphone. Holen Sie sich mit CAYA das Wertvollste überhaupt zurück: kostbare Zeit und Lebensqualität.

Wie funktioniert das?

Wir digitalisieren Ihre Post und stellen Ihnen diese täglich via Web & Mobile App zur Verfügung. So haben Sie weltweit jederzeit Zugriff auf neu eingehende Post oder alte Unterlagen.

Ihre Post können Sie einfach in Ordnern strukturieren, über die Volltextsuche wiederfinden oder empfangene Rechnungen mittels CAYA PayNow direkt bezahlen.

Die Daten werden in Rechenzentren im Frankfurter Bankenumfeld gespeichert. Ihre physischen Briefe werden kostenlos archiviert (abhängig vom gewählten Tarif). Sie entscheiden, ob diese nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist an Sie geschickt, dauerhaft archiviert oder vernichtet werden sollen.

Besonders praktisch: Empfangene Rechnungen können Sie direkt in der App bezahlen. Ihre gesamte Post kann zudem jederzeit von Ihnen durchsucht, heruntergeladen oder weitergeleitet werden.

Mehr Informationen wie CAYA funktioniert finden Sie hier.

Wie funktioniert CAYA?

Nachdem Sie den passenden CAYA-Tarif ausgewählt und gebucht haben, können Sie sich zwischen zwei Möglichkeiten entscheiden. Die meisten Kunden möchten Ihre vollständige Post digitalisieren lassen. In diesem Fall richten wir für Sie einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post AG ein, die Buchung erfolgt für Sie bequem über die CAYA-Oberfläche. Alternativ erhalten Sie von uns Ihre persönliche CAYA-Postbox-Adresse, welche Sie an Unternehmen, Behörden oder Bekannte weitergeben können. Sämtliche Post, die an diese Adresse versendet wird, erscheint anschließend in Ihrem digitalen Briefkasten von CAYA.

Die Schritte in der Übersicht:

Wählen und buchen Sie den passenden Tarif
Wählen Sie aus wie Sie Ihre Post erhalten möchten:

Via Nachsendeauftrag
Via CAYA-Postbox-Adresse

Ihre Post kommt bei CAYA an
CAYA digitalisiert Ihre Post tagesaktuell in einem hochautomatisierten Verfahren
Sie werden über neue Briefe per E-Mail und Push-Notification benachrichtigt
Ihre Post rufen Sie einfach über die CAYA App oder Website auf

Wer kann CAYA nutzen?

Grundsätzlich kann jeder CAYA nutzen. CAYA ist perfekt für alle denen Zeit und Lebensqualität wichtig sind. Denn mit CAYA empfangen Sie neue Post jederzeit und überall - egal wo Sie gerade sind, haben Zugriff auf alte Unterlagen von Ihrem Smartphone oder Computer und finden wichtige Dokumente mittels Suchfunktion und Ordnerstruktur einfach wieder. Mit CAYA sparen Sie Zeit und Nerven.

Bitte beachten Sie folgende Voraussetzungen um CAYA zu nutzen

CAYA operiert ausschließlich in Deutschland, eine Nutzung aus dem Ausland macht nur in bestimmten Situationen Sinn. Mehr Informationen finden Sie hier:
Sie benötigen eine der angebotenen Zahlungsmethoden: Kreditkarte, PayPal, SEPA-Lastschrift von einem Deutschen Konto. Mehr Informationen finden Sie hier:
Mit Buchung eines CAYA-Tarifs sichern Sie uns zu, dass Sie volljährig sind und -- sofern Sie den Vertrag im Namen eines Unternehmens schließen möchte - dass Sie zu diesem Vertragsschluss berechtigt sind.

Kann ich CAYA kostenlos testen?

Wir bieten keine kostenlose Testphase an. Sie haben jedoch die Möglichkeit die Funktionen der CAYA-Plattform zu testen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Legen Sie einfach einen Account an (hier klicken), ohne im Buchungsprozess anschließend einen Tarif zu wählen.
Rufen Sie anschließend CAYA im Browser (hier klicken) oder in der Mobile App (hier klicken -> Link zum Artikel bzgl. CAYA App herunterladen) auf und loggen Sie sich mit den gewählten Logindaten ein.
Sie haben nun die Möglichkeit Testdokumente einzusehen, die Such- und Ordnerfunktion zu testen sowie PayNow zu entdecken.

Das Testen des Scanservices ist leider nicht möglich. Sie haben jedoch die Möglichkeit, jeden CAYA-Tarif im Monatsabonnement zu buchen, sodass Sie CAYA ohne lange Vertragsbindung für einen oder zwei Monate ausprobieren können.

Wie erfolgt der Wechsel zu CAYA?

Die Schritte in der Übersicht:

Wählen und buchen Sie den passenden Tarif
Wählen Sie aus wie Sie Ihre Post erhalten möchten:

Via Nachsendeauftrag
Via CAYA-Postbox-Adresse

Ihre Post kommt bei CAYA an
CAYA digitalisiert Ihre Post tagesaktuell in einem hochautomatisierten Verfahren
Sie werden über neue Briefe per E-Mail und Push-Notification benachrichtigt
Ihre Post rufen Sie einfach über die CAYA App oder Website auf

ACHTUNG: Bitte beachten Sie, dass die Nutzung von CAYA in Kombination mit einem Postfach bei der Deutschen Post zu Problemen führen kann, wenn die Post aus dem Postfach nicht ebenfalls zu CAYA weitergeleitet wird. Alle Infos dazu finden Sie hier: LINK

Was unterscheidet CAYA von E-Mails?

Die Ähnlichkeiten zur von der digitalen Post zur E-Mail sind natürlich groß. Allerdings ist die E-Mail, wie der Name schon sagt, ein rein elektronisches Medium. Der Absender versendet eine digitalen Nachricht und Sie empfangen eine digitale Nachricht.

Die digitale Post von CAYA hat eine hingegen physische und eine digitale Komponente. Der Absender versendet Ihren Brief physisch und er kommt digital bei Ihnen an. CAYA stellt hier die Möglichkeit dar, Ihre Post zu digitalisieren.

Da immer noch ca. 18 Milliarden Briefe jährlich in Deutschland verschickt werden, ist es Zeit, den Postversand in das digitale Zeitalter zu hieven. CAYA sorgt dafür, dass Sie ihre Briefe so einfach wie Ihre E-Mails bearbeiten können. Das bedeutet weniger Umwege und Stress und mehr Zeit und Lebensqualität.

Wieso nimmt ein digitaler Brief weniger Zeit in Anspruch als ein analoger?

CAYA erlaubt es Ihnen, Ihre Briefe zu lesen, wann und wo es Ihnen passt. Sie sind nicht mehr an Ort und Tageszeit gebunden, sondern flexibel und unabhängig.

Stellen Sie sich dieses Szenario vor:

Sie kommen nach Feierabend nach Hause,
gehen zu Ihrem Briefkasten,
öffnen den Briefkasten,
setzen sich an den Tisch
Öffnen den Brief
Lesen den Brief

So funktionieren Briefe seit hunderten von Jahren. Wir von CAYA erlauben Ihnen, einige dieser Schritte zu überspringen und modernisieren so Ihren Alltag. Mit CAYA sieht das Szenario so aus:

Sie bekommen z.B. auf Arbeit eine Benachrichtigung über neue Post, sobald Sie eingetroffen ist,
Sie öffnen Ihren Brief z.B. in kleinen Pausen, in der Bahn, wo immer Sie wollen,
Sie lesen Ihren Brief direkt online, ohne Umwege und lästigen Papierkram,
Sie machen nach Feierabend genau das, worauf Sie wirklich Lust haben.

Das unterscheidet CAYA von analoger Post und macht Ihren Alltag flexibler, bequemer und effizienter.

Warum sollte ich CAYA nutzen?

CAYA bietet Ihnen viele Vorteile:

Sie können Ihre Post ortsunabhängig empfangen, lesen und bearbeiten. Jederzeit.
Sie haben kein Papierchaos zu Hause. CAYA nimmt Ihnen den gesamten Papierkram ab.
Sie können Ihre Post schon bearbeiten, bevor Sie zu Hause sind. Z.B. in kleinen Pausen auf der Arbeit oder beim Pendeln mit der Bahn. So haben sie Ihren Feierabend ganz sicher für sich.
Mit CAYA PayNow können Sie Rechnungen ohne Umwege oder das Eintippen einer langen IBAN bezahlen. In wenigen Klicks das ausgefüllte Formular bestätigen und schon ist der Betrag überwiesen.
Sie können Ihre Post digital in Ordnern sortieren und finden Sie garantiert immer wieder. Die smarte Volltextsuche von CAYA hilft Ihnen dabei noch mehr.
Am Ende sparen Sie Lebenszeit und gewinnen Lebensqualität.

Übrigens: Wussten Sie, dass unsere Kunden glücklich sind? Im Schnitt bewerten unsere Kunden uns mit 4,6 von 5 Sternen.

Kann ich CAYA auch in Österreich nutzen?

Es ist grundsätzlich möglich CAYA auch aus Österreich zu nutzen.

Bitte beachten Sie dabei Folgendes:

Wir raten dringend von der Einrichtung eines Nachsendeauftrags ab. Bei internationalen Nachsendeaufträgen werden Briefe oft in einem Sammelumschlag gebündelt. Briefe die in einem Sammelumschlag in unserem Scancenter ankommen, können nicht einzeln geöffnet und digitalisiert werden.
Wir empfehlen die Weitergabe der persönlichen CAYA-Postbox-Adresse an Personen und Unternehmen, von denen Sie Ihre Post digital empfangen wollen. Mehr dazu unter …
Unsere Scancenter befinden sich in Berlin. Die Weiterleitung von Briefen aus dem Ausland nach Berlin kann erfahrungsgemäß mit spürbaren Verzögerungen einhergehen.

Kann ich CAYA auch in der Schweiz nutzen?

Es ist grundsätzlich möglich CAYA auch aus der Schweiz zu nutzen.

Bitte beachten Sie dabei Folgendes:

Wir raten dringend von der Einrichtung eines Nachsendeauftrags ab. Bei internationalen Nachsendeaufträgen werden Briefe oft in einem Sammelumschlag gebündelt. Briefe die in einem Sammelumschlag in unserem Scancenter ankommen, können nicht einzeln geöffnet und digitalisiert werden.
Wir empfehlen die Weitergabe der persönlichen CAYA-Postbox-Adresse an Personen und Unternehmen, von denen Sie Ihre Post digital empfangen wollen. Mehr dazu unter …
Unsere Scancenter befinden sich in Berlin. Die Weiterleitung von Briefen aus dem Ausland nach Berlin kann erfahrungsgemäß mit spürbaren Verzögerungen einhergehen.

Ich bin Neukunde und habe Fragen, bevor ich einen Tarif buche

Sie sind Neukunde und haben Fragen vor der Buchung?

Um sofort Hilfe zu erhalten nutzen Sie die Suchfunktion in unserem Help Center. Antworten auf die allermeisten Fragen haben wir hier online für Sie zusammengestellt.

> Zum Help Center

Sie konnten in unserem Help Center keine Antwort auf Ihre Frage finden? Kontaktieren Sie unseren Kundenservice unter hello@getcaya.com oder (030) 20 00 42 025. Sie erreichen uns von Montag bis Freitag von 09 - 17 Uhr.

Ich bin neu hier, wie kann ich mich für CAYA registrieren?

Die Registrierung erfolgt unkompliziert online über unseren Buchungsprozess.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Rufen Sie unsere Tarifseite auf

Wählen Sie einen Tarif
Klicken Sie auf “jetzt buchen”
Sie werden in den Buchungsprozess weitergeleitet
Folgen Sie den Anweisungen im Buchungsprozess

Sie haben vor der Buchung noch Fragen?

Nutzen Sie die Suchfunktion in unserem Help Center um sofortige Antworten zu erhalten
Kontaktieren Sie unseren Kundenservice unter hello@getcaya.com oder (030) 20 00 42 025. Sie erreichen uns von Montag bis Freitag von 09 - 17 Uhr.

Wie kommt meine Post zu CAYA?

Um Ihre Post zu digitalisieren, muss diese bei unserem Scancenter in Berlin eingehen. Ihnen stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, wie Ihre Post zu uns kommt.

Option 1: Nachsendeauftrag

Vollständige Postweiterleitung

Ihre Post wird mittels Nachsendeauftrag direkt zu unserem Scancenter umgeleitet. Hierfür arbeiten wir mit der Deutschen Post sowie der PIN Mail zusammen. Dies ist der einfachste Weg, um sämtliche Briefpost digitalisieren zu lassen.

Option 2: CAYA-Postbox

Ihre persönliche Postadresse

Mit der Registrierung erhalten Sie Ihre persönliche CAYA-Postbox-Adresse. Geben Sie diese an Behörden und Unternehmen weiter, von denen Sie Post digital empfangen möchten. So haben Sie die Kontrolle, welche Post Sie digital erhalten.

Wann sollte ich welche Methode wählen?

9 von 10 CAYA-Kunden wählen den Nachsendeauftrag.
Vor allem Unternehmen entscheiden sich für die Weitergabe Ihrer Postbox-Adresse, wenn beispielsweise nur Post für bestimmte Abteilungen weitergeleitet werden soll.

Wie kann ich mich an den CAYA-Support wenden?

Sie sind Neukunde und haben Fragen vor der Buchung oder sind bereits Kunde und benötigen Unterstützung?

Um sofort Hilfe zu erhalten nutzen Sie die Suchfunktion in unserem Help Center. Antworten auf die allermeisten Fragen haben wir hier online für Sie zusammengestellt.

> Zum Help Center

Kann ich CAYA auch im Ausland nutzen?

Es ist grundsätzlich möglich CAYA auch aus dem Ausland zu nutzen.

Bitte beachten Sie dabei Folgendes:

Wir raten dringend von der Einrichtung eines Nachsendeauftrags ab. Bei internationalen Nachsendeaufträgen werden Briefe oft in einem Sammelumschlag gebündelt. Briefe die in einem Sammelumschlag in unserem Scancenter ankommen, können nicht einzeln geöffnet und digitalisiert werden.
Wir empfehlen die Weitergabe der persönlichen CAYA-Postbox-Adresse an Personen und Unternehmen, von denen Sie Ihre Post digital empfangen wollen. Mehr dazu unter …
Unsere Scancenter befinden sich in Berlin. Die Weiterleitung von Briefen aus dem Ausland nach Berlin kann erfahrungsgemäß mit spürbaren Verzögerungen einhergehen.

Kann ich CAYA in Kombination mit einem Postfach nutzen?

Bei der Nutzung von CAYA in Kombination mit einem Postfach gibt es einige Punkte zu beachten. Bei Missachtung, kann es zu Problemen bei der Zustellung Ihrer Post kommen.

Bitte prüfen Sie, ob folgende Situation bei Ihnen vorliegt:

Sind sind Haupt- oder Mitnutzer eines Postfachs bei der Deutschen Post UND
Die Anschrift des hinterlegten Postfachnutzers entspricht der Anschrift für die CAYA die Digitalisierung der Post durchführen soll UND
Zu diesem Zweck soll ein Nachsendeauftrag zu CAYA für die gleiche wie beim Postfach hinterlegten Adresse eingerichtet werden.

In diesem Fall, gibt es zwei Möglichkeiten, um zu verhindern, dass es zu Problemen in der Zustellung Ihrer Post kommt:

Sie kündigen das Postfach oder entfernen den Nutzer vom Postfach
Sie richten zusätzlich einen Nachsendeauftrag vom Postfach zu Ihrer CAYA-Postbox-Adresse ein, hierbei helfen wir Ihnen gerne. Kontaktieren Sie uns dazu bitte vorab. Unsere Kontaktdaten finden Sie unter: LINK

Der digitale Briefkasten

Erste Schritte

#Wie funktioniert ein digitaler Briefkasten?

Bei einem digitalen Briefkasten übernimmt der Dienstleister, also CAYA, den Empfang der physischen Post. Über ein Digitalisierungsverfahren landet die Post in einem digitalen Format bei Ihnen im Webportal oder in der Smartphone-App.

Auf diese Weise haben Sie Ihren Briefkasten und damit Ihre Post immer dabei. Ganz einfach digital.

#Welche Vorteile bietet ein digitaler Briefkasten?

Ein digitaler Briefkasten hat viele Vorteile:

Sie können Ihre Post ortsunabhängig empfangen, lesen und bearbeiten. Jederzeit.
Sie haben kein Papierchaos zu Hause. CAYA nimmt Ihnen den gesamten Papierkram ab
Sie können Ihre Post schon bearbeiten, bevor Sie zu Hause sind. Z.B. in kleinen Pausen auf der Arbeit oder beim Pendeln mit der Bahn. So haben sie Ihren Feierabend ganz sicher für sich.
Mit CAYA PayNow können Sie Rechnungen ohne Umwege oder das Eintippen einer langen IBAN bezahlen. In wenigen Klicks das ausgefüllte Formular bestätigen und schon ist der Betrag überwiesen.
Sie können Ihre Post digital in Ordnern sortieren und finden Sie garantiert immer wieder. Die smarte Volltextsuche von CAYA hilft Ihnen dabei noch mehr.
Am Ende sparen Sie Lebenszeit und bekommen Lebensqualität, weil Sie sich viel weniger mit Ihrer Post herumschlagen müssen.

#Kann ich mir aussuchen, von wem ich meine Briefe digital empfange?

Bei der Anmeldung haben Sie generell zwei Möglichkeiten, Ihrer Post an CAYA weiterzuleiten:

Per Nachsendeauftrag
Durch Weitergabe der CAYA-Postbox-Adresse

(Mehr zu diesem Thema finden Sie z.B. in diesem Artikel: Welche Vorteile bietet die CAYA-Postbox? Gibt es Nachteile?)

Wenn Sie sich gegen einen Nachsendeauftrag entscheiden, können Sie durch gezielte Weitergabe Ihrer Postbox-Adresse aussuchen, wessen Post Sie digital empfangen wollen.

#Ab wann kann ich meine Post lesen?

Wir sind leider nur dazu in der Lage, genaue Angaben zu unseren Prozessen zu machen

Wir digitalisieren Ihre Post, sobald uns diese zugestellt wurde. In der Regel funktioniert dies tagesaktuell. Nur in Ausnahmefällen, wie beispielsweise bei besonderen Dokumententypen oder bei unerwartet hohem Postaufkommen, kann es zu leichten Verzögerungen kommen. In jedem Fall steht Ihnen Ihre Post innerhalb von maximal 24 Stunden nach Eingang online zur Verfügung.

Die durch den Nachsendeauftrag selbst entstehende Verzögerung in der Zustellung kann gelegentlich variieren und nicht von uns beeinflusst werden. Vor der ersten Zustellung des Nachsendeauftrags kann es erfahrungsgemäß dazu kommen, dass die Deutsche Post uns die Briefe der ersten Tage gebündelt zukommen lässt, bevor der Prozess komplett standardisiert läuft.

Sollte es zu einer Verzögerung kommen, können Sie sich beim Nachsendeauftragsservice der Deutschen Post (Tel. 0228 4333112), unter der Angabe Ihrer Auftragsnummer, melden. Die Auftragsnummer finden Sie auf dem Bestätigungsschreiben der Deutschen Post, welches Sie kurz nach der Buchung des Nachsendeauftrags erhalten haben sollten.

#Was kann ich mit meiner digitalen Post alles machen?

Mit der digitalen Post haben sie viele Möglichkeiten, die Ihnen bei physischer Post verwehrt bleiben:

Sie können Ihre digitalisierte Post im Volltext durchsuchen, herunterladen (einzeln oder gebündelt), Tags erstellen, sie ausdrucken, löschen, archivieren und bei Bedarf auch an sich selbst zurückschicken lassen („Original anfordern“). Außerdem können sie Ihre Rechnungen über PayNow direkt bezahlen und Ihre Post in Ordner sortieren. Informationen bezüglich des Absenders, der Adresse und des Betreffs werden bereits von uns extrahiert und klassifiziert, wodurch Sie Ihre Post noch einfacher handhaben können.

Den vollen Funktionsumfang finden Sie gegenwärtig nur in unserem Webportal, welches Sie über Ihren Browser aufrufen können.

In der iOS- oder Android-App haben Sie den alle Hauptfunktionen des Webportals, allerdings sind einige Funktionen durch das mobile Design eingeschränkt, z.B. exisitiert kein Drag-and-drop in den mobilen Apps. Allerdings können Sie darüber hinaus über die Native Sharing Funktion in der jeweiligen App Ihre Dokumente via E-Mail oder Messenger Dienste weiterleiten oder in einen Cloud Service Ihrer Wahl laden.

#Haben Sie Integrationen mit Cloud Diensten?

Aktuell haben wir keine direkte Integration mit Cloud-Diensten.

Allerdings haben Sie die Möglichkeit, Ihre Briefe herunterzuladen und in einem Cloud Service Ihrer Wahl zu speichern.

Mobil können Sie Ihre Dokumente auch ohne Download in einen Cloud Service Ihrer Wahl hochladen.

Archivierung & Originaldokumente

Erste Schritte

Wie lange werden Originale durch Sie archiviert?

#Was ist das Kurzzeitarchiv?

Im Kurzzeitarchiv werden Ihre Originaldokumente drei Monate sicher und abrufbereit verwahrt. Dieser Dienst ist für Sie kostenlos.

Nach den drei Monaten werden die Dokumente ins Langzeitarchiv verlegt.

#Was ist das Langzeitarchiv?

Nach dem Ablauf der Zeit (drei Monate) im Kurzzeitarchiv kommen die Originaldokumente ins Langzeitarchiv.

Hier ist eine dauerhafte Verwahrung Ihrer Dokumente möglich. Aktuell existiert dieser Service kostenlos für alle Tarife, jedoch ist in absehbarer Zukunft ein Änderung unseres Archivierungssystems geplant.

Mit dieser Änderung wird das Langzeitarchiv zu einem kostenpflichtigen Service für alle Tarife*. Die Preise können Sie unserer Tarifliste entnehmen.

*Achtung: Im Minimalist-Tarif wird kein Langzeitarchiv angeboten und die Dokumente in Zukunft nach Ablauf der drei Monate vernichtet.

Wie erfolgt die Vernichtung von Dokumenten von CAYA?

#Kann ich meine Originale persönlich bei CAYA abholen?

Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen haben nur Mitarbeiter Zutritt zu unseren Scancentern. Eine persönliche Abholung in einem unserer Scanzentren ist daher für externe Dritte nicht möglich.

Wenn Sie ein Dokument dringend benötigen, fordern Sie dieses bitte als Sofortsendung an.

#Was passiert mit meiner Post nach der Digitalisierung?

Nach der Digitalisierung wird Ihre Post automatisch in die Umschläge zurückgeführt und dann von uns archiviert.

Die Archivierung geschieht in zwei Schritten:

Für die ersten drei Monate im Kurzzeitarchiv
Anschließend (für Sie optional) dauerhaft im Langzeitarchiv

Können Sie Sendungen für mich lagern?

Mach mehr mit CAYA

Wie kann ich Originale vernichten lassen?*

Wie kann ich Originale an mich senden lassen?*

PayNow

Probleme beheben

Ich habe eine Fehlermeldung erhalten, was kann ich tun?

Häufig indiziert die Fehlermeldung bereits die Ursache des Fehlers (beispielsweise falsche Logindaten für Ihre Online Banking), so dass Sie den Fehler selber korrigieren können. Bitte beachten Sie darüber hinaus folgende Hinweise:

Die Überweisungsdaten müssen korrekt sein. Bitte beachten Sie, dass Sie verantwortlich für die Korrektheit der Überweisungsdaten (z.B. IBAN und Betrag) sind und verpflichtet sind, diese vorab zu prüfen.
Ihre Online Banking Login Daten und die Tan müssen korrekt sein, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Sollten Sie eine Fehlermeldung im Prozess erhalten lesen Sie diese bitte aufmerksam durch und korrigieren Sie den Fehler falls möglich. Alternativ wenden Sie sich ggf. an unseren Kundenservice.

Meine Bank wird nicht aufgeführt. Was kann ich tun?

PayNow wird von allen gängigen Banken in Deutschland unterstützt. Leider kann es vorkommen, dass einzelne Filialen, Auslandsfilialen oder kleinere Banken nicht unterstützt werden. In diesem Fall ist eine Zahlung via PayNow leider nicht möglich. Eine aktuelle Liste der unterstützen Banken finden Sie hier: LINK ZU ARTIKEL

Das PayNow-Überweisungsformular ist nicht vollständig ausgefüllt. Was muss ich tun?

Wir erfassen die Rechnungsdaten mittels Machine Learning automatisiert. Es kann vorkommen, dass nicht alle Überweisungsdaten (z.B. IBAN oder Empfänger) erfasst wurden. Es kann auch vorkommen, dass Daten falsch erfasst wurden.

Bitte prüfen Sie daher zwingend vor Ausführung jeder Überweisung die Daten auf Richtigkeit.
Sollten Sie Fehler entdecken können Sie die Felder selbstständig ändern oder ausfüllen.
Bitte speichern Sie Ihre Änderungen durch Klick auf Speichern, da die Änderungen sonst nicht übernommen werden.

Ich habe eine Überweisung mit PayNow angewiesen, sie wurde aber nicht ausgeführt. Was passiert jetzt?

Mit CAYAs PayNow können Sie Ihre Bank anweisen eine Überweisung auszuführen. Die Ausführung der Überweisung erfolgt vorbehaltlich einer ausreichenden Deckung Ihres Bankkontos. Wir empfehlen Ihnen daher vor Ihrer Überweisung die Deckung direkt im Online Banking Ihrer Bank zu prüfen sowie nach der Bezahlung via PayNow die Ausführung der Überweisung direkt im Online Banking Ihrer Bank zu prüfen.

Mach mehr mit CAYA

Was ist PayNow?

Sie haben eine postalische Rechnung mit CAYA empfangen? Dann können Sie diese mit wenigen Klicks bequem online aus Ihrem CAYA-Account heraus bezahlen. Die Bezahlung erfolgt als SEPA-Überweisung direkt von Ihrem Konto.

Wie funktioniert PayNow?*

Um eine Überweisung mit PayNow zu tätigen gehen Sie wie folgt vor:

Vorbereitung der Zahlung:

Wählen Sie eine empfangene Rechnung aus
Wählen Sie den Tab “PayNow” aus
Überprüfen Sie die erfassten Zahlungsdetails
Optional: Korrigieren Sie falsche oder ergänzen Sie fehlende Angaben
Klicken Sie auf “Jetzt bezahlen” um den Zahlungsprozess zu starten

Durchführung der Zahlung:

Wählen Sie Ihre Bank durch Eingabe von IBAN, BLZ oder Bankname
Geben Sie Ihre Online Banking Logindaten (Nutzername / Teilnehmernummer und Passwort / Pin) ein und klicken Sie auf “weiter”.
Bestätigen Sie ggf. Ihren Login via PhotoTan oder SMSTan-Verfahren Ihrer Bank, der genaue Prozess ist abhängig von Ihrer Bank.
Bestätigen Sie die Überweisung via PhotoTan oder SMSTan-Verfahren Ihrer Bank, der genaue Prozess ist abhängig von Ihrer Bank.
Sie erhalten die Bestätigung über die erfolgreiche Anweisung der Zahlung mit dem Wortlaut “Zahlung erfolgreich angewiesen”.

Bitte beachten Sie, dass die Zahlung nur vorbehaltlich einer ausreichenden Deckung durch Ihre Bank ausgeführt werden kann.

Welche Banken werden von PayNow unterstützt?

PayNow wird von allen gängigen Banken in Deutschland unterstützt. Hierzu gehören beispielsweise aber nicht ausschließlich:

Deutsche Bank
Commerzbank
UniCredit
Targo Bank
ING
DKB
Santander
N26

Wir erweitern die Liste der unterstützten Banken kontinuierlich. Eine Liste der nicht unterstützten Banken können Sie in Kürze hier herunterladen.

Fallen Gebühren bei der Nutzung von PayNow an?

Die Nutzung von PayNow ist derzeit für alle CAYA-Kunden kostenlos.

Bitte beachten Sie, dass wir möglicherweise in Zukunft Kosten für die Nutzung erheben. Hierüber würden wir Sie selbstverständlich rechtzeitig vorab informieren.

Wer garantiert, dass mein Geld über PayNow auch wirklich ankommt?

Wir können keine Garantie übernehmen, dass die Überweisung erfolgreich ausgeführt wird. Wenn Sie sich unsicher sind, ob eine Überweisung erfolgreich ausgeführt wurde, loggen Sie sich bitte in das Online Banking Ihrer Bank ein und überprüfen Sie ob die Zahlung dort aufgeführt wird. Nur die Angabe im Online Banking Ihrer Bank ist verbindlich.

Damit Ihre Überweisung erfolgreich ausgeführt werden kann, beachten Sie bitte folgende Punkte:

Die Überweisungsdaten müssen korrekt sein. Bitte beachten Sie, dass Sie verantwortlich für die Korrektheit der Überweisungsdaten (z.B. IBAN und Betrag) sind und verpflichtet sind, diese vorab zu prüfen.
Ihre Online Banking Login Daten und die Tan müssen korrekt sein, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Ihr Konto muss eine ausreichende Deckung aufweisen, ansonsten kann Ihre Überweisung zwar erfolgreich an die Bank übermittelt werden, wird von dieser aber nicht ausgeführt.
Sollten Sie eine Fehlermeldung im Prozess erhalten lesen Sie diese bitte aufmerksam durch und korrigieren Sie den Fehler falls möglich. Alternativ wenden Sie sich ggf. an unseren Kundenservice.

Wie kann ich herausfinden, ob ich eine Rechnung bereits bezahlt habe?

Es gibt zwei Möglichkeiten wie Sie herausfinden können, ob eine Rechnung bereits mit PayNow bezahlt wurde.

Option 1:

Nach der erfolgreichen Überweisung ergänzt das CAYA-System automatisch die Informationen ob und wann bezahlt wurde als Tags am entsprechenden Dokument. Diese Informationen können Sie dann an folgenden Orten:

In der Übersicht (z.B. Posteingang oder Ablage):
In der Dokumentenansicht:

Option 2:

Ihre Überweisung wird in Echtzeit an die Bank übermittelt, bei den meisten Banken können Sie bereits wenige Sekunden nach der Übermittlung in Ihrem Online Banking nachvollziehen, ob die Überweisung gebucht wurde. Hier können Sie dann in der Übersicht der Zahlungsausgänge auch ältere Zahlungen nachvollziehen. Bei Fragen zur Funktionsweise des Online Bankings kontaktieren Sie bitte Ihre Bank direkt.

[a]die Weiterleitung bei der Deutschen Post ist nicht möglich? :O

[b]Hatte ich so verstanden in deinen Notizen :D

[c]die automatische / maschinelle Weiterleitung ist nicht möglich, das fiindet dann halt manuell statt. :)

[d]Was bedeutet das? +alexander.schneekloth@getcaya.com

[e]Paragraph 19

[f]das kannst du glaube ich alles ohne hinweise, oder?

[g]Fast, bei einigen nicht so sicher.

-Passwort nur über PW zurücksetzen?

-E-Mail-Adresse nur über direkten Kontakt?

- Mehrere Nutzer jein, ein Login für mehrere Empfänger?

-Privatadresse/firmenadresse weiß ich nicht.

-Löschung nur über direkten Kontakt?

[h]Die meistne von denen sind ja im aktuellen HC, das bekomme ich hin

[i]-Passwort nur über PW zurücksetzen?

-E-Mail-Adresse nur über direkten Kontakt?

Ja, ändert sich im Januar / Februar

- Mehrere Nutzer jein, ein Login für mehrere Empfänger?

Es gibt nur einen Login, der kann natürlich von mehreren genutzt werden. Subaccounts etc. gibt es nicht.

-Privatadresse/firmenadresse weiß ich nicht.

Weiß gar nicht was die Frage bedeutet ehrlicherweise, würde ich einfach weglassen.

-Löschung nur über direkten Kontakt?

Genau

[j]Ja na gut

[k]Habe dir überall stichpunkte geschrieben, außer wo ich glaube, dass du das selber weißt.

[l]+finn.gebauer@getcaya.com

_Assigned to Finn Gebauer_

[m]+finn.gebauer@getcaya.com

_Assigned to Finn Gebauer_