Benutzerrollen in Caya: Welche Rechte haben Owner, Admins, Member und Share User?

Wer darf was in Caya?

Mit Caya digitalisieren und verwalten Sie Ihre Post und Dokumente an einem zentralen Ort. Damit Ihr Team effizient zusammenarbeiten kann, gibt es verschiedene Benutzerrollen mit unterschiedlichen Berechtigungen. Doch welche Rolle ist für welchen Anwendungsfall die richtige?

Der wichtigste Unterschied: Member sind Teil eines gemeinsamen Caya-Kontos und arbeiten innerhalb einer zentral verwalteten Teamstruktur. Share User hingegen besitzen ein eigenständiges Caya-Konto und haben nur Zugriff auf explizit freigegebene Dokumente oder Ordner.

In dieser Übersicht erfahren Sie, welche Verwaltungsrechte Owner (Eigentümer), Admin, Member (Mitglied) und Share User (Freigegebener Benutzer) in Caya haben – und welche Rolle für Ihre Anforderungen am besten passt.

Übersicht der Benutzerrollen

Funktionen innerhalb Ihres Caya Kontos:	Owner	Admin	Member	Share User
Eigentumsrechte am Dokument übertragen	✅	✅	✅	❌
Dokumente & Ordner teilen (intern)	✅	✅	✅	❌
Originale zur Bestellung hinzufügen	✅	✅	✅	❌
E-Mail-Weiterleitung einrichten	✅	✅	✅	❌
Dokumente bearbeiten	✅	✅	✅ (nur in freigegebenen Ordnern)	✅ (nur in freigegebenen Ordnern)
Dokumente hochladen	✅	✅	✅ (nur in freigegebenen Ordnern)	✅ (nur in freigegebenen Ordnern)
Eigene Ordner erstellen	✅	✅	✅ (nur in freigegebenen Ordnern)	✅ (nur in freigegebenen Ordnern)
Ordner verschieben	✅	✅	✅ (nur in freigegebenen Ordnern)	❌
Dokumente & Ordner teilen (extern)	✅	✅	✅ (nur in freigegebenen Ordnern)	❌
Caya-Account verwalten	✅	✅	❌	❌
Caya-Plan ändern/kündigen	✅	✅	❌	❌
Teammitglieder hinzufügen/bearbeiten	✅	✅	❌	❌
Workflows einrichten	✅	✅	❌	❌
Originale verwalten	✅	✅	❌	❌

Wichtige Unterschiede zwischen Member und Share User

Der größte Unterschied zwischen Member und Share User liegt in der Art der Kontoverwaltung:

Member sind in einen bestehenden Caya-Account eingebunden und Teil eines zentral verwalteten Teams. Dadurch haben sie mehr Berechtigungen und können erweiterte Funktionen der Plattform nutzen.
Share User hingegen verfügen über ein eigenes, unabhängiges Caya-Konto, das sie selbst verwalten und für das sie eigenständig bezahlen. Sie haben keinen Zugriff auf Originaldokumente des Hauptaccounts und sind in ihren Bearbeitungsmöglichkeiten eingeschränkt.

Integration in die digitale Postverarbeitung:

Member sind vollständig in die Caya-Plattform eingebunden und können digitale Post aktiv verwalten, Ordner organisieren und Dokumente in Workflows einbinden.
Share User haben nur Zugriff auf explizit freigegebene Dokumente oder Ordner, können aber keine zentrale Dokumentenverwaltung oder Postbearbeitung durchführen.

Berechtigungen bei der Dokumentenverarbeitung:

Member können Dokumente hochladen, verschieben und in freigegebenen Bereichen strukturieren.
Share User können nur auf freigegebene Dokumente und Ordner zugreifen und diese bearbeiten, sofern ihnen entsprechende Rechte erteilt wurden.

Erweiterte Funktionen für digitale Postverarbeitung:

Member können eigene Integrationen und Weiterleitungen für den Account anlegen, haben jedoch keine Berechtigung, Automatisierungen für das gesamte Team zu verwalten.
Share User haben keinen Zugriff auf Automatisierungen und können nur mit den für sie freigegebenen Inhalten arbeiten.

Was bedeutet das für Ihr Team?

Je nach Rolle und Aufgabenbereich innerhalb Ihres Unternehmens kann es sinnvoll sein, Nutzer als Member oder Share User hinzuzufügen. Wenn eine umfassende Bearbeitung und Verwaltung digitaler Post notwendig ist, sind Member die bessere Wahl. Soll lediglich der Zugriff auf bestimmte Dokumente gewährt werden, reicht die Share User-Rolle aus.

Falls Sie weitere Fragen zur optimalen Nutzung der Benutzerrollen in Caya haben, steht unser Support-Team gerne zur Verfügung.